SMB ها از OKR ها برای پیشبرد رشد و همسویی استقبال می کنند، اما اکثر آنها پایه و اساس حیاتی را که باعث کارکرد آنها می شود را از دست داده اند.
هر چند سال یکبار، یک چارچوب تجاری تخیل دنیای SMB را به تصویر می کشد. در حال حاضر، این چارچوب OKR (اهداف و نتایج کلیدی) است. روش OKR که در اصل در اینتل توسعه یافته و در گوگل مقیاس شده است، راه خود را به اتاق‌های هیئت مدیره و سایت‌های رهبری در سراسر کشور باز کرده است. زمانی که OKR ها به خوبی اجرا شوند، تمرکز ایجاد می کنند، مسئولیت پذیری را هدایت می کنند و تیم ها را حول نتایجی که بیشترین اهمیت را دارند سازماندهی می کنند.
اما مشکلی که بیشتر کسب‌وکارها خیلی دیر متوجه می‌شوند اینجاست: OKRها فقط به اندازه اطلاعاتی هستند که به آنها قدرت می‌دهد.
تعیین هدفی مانند “افزایش 15 درصد حفظ مشتری در این سه ماهه” استراتژیک و قابل اندازه گیری به نظر می رسد. اما اگر سابقه کامل و مطمئنی از فعالیت مشتری، نرخ تمدید، محرک‌های ریزش یا درآمد هر حساب ندارید، این هدف بیشتر به یک امید تبدیل می‌شود تا یک هدف. و امید، همانطور که هر مدیری به شما خواهد گفت، یک استراتژی تجاری نیست.
این شکافی است که کسب‌وکارهایی را که با OKRها شکوفا می‌شوند از آن‌هایی که درگیر هستند، جدا می‌کند، و همه چیز به داشتن یا نداشتن سابقه‌ی خوب در مورد هدفشان بستگی دارد. برای تعداد فزاینده ای از کسب و کارهای کوچک و متوسط، این سیستم ثبت ERP است.
OKR چیست و چه نیازی دارد؟
قبل از اینکه به بررسی رابطه بین OKRها و عملیات تجاری بپردازیم، ارزش آن را دارد که در مورد اینکه OKRها در واقع چه هستند و چه چیزهایی نیستند، دقیق باشیم.
ان هدف بیانیه ای با کیفیت و الهام بخش از آنچه می خواهید به دست آورید است. باید به اندازه کافی بلندپروازانه برای ایجاد انگیزه باشد، اما به وضوح به اندازه کافی برای تصمیم گیری متمرکز باشد. “تبدیل به تامین کننده ترجیحی برای HVAC تجاری در منطقه ما” یک هدف است. “چیزها را بهتر کنید” نیست.
الف نتیجه کلیدی یک نتیجه خاص و قابل اندازه گیری است که نشان دهنده پیشرفت به سمت یک هدف است. به این سوال پاسخ می‌دهد: چگونه می‌توانیم بدانیم که آیا به آنجا می‌رسیم؟ نتایج کلیدی معمولاً شامل اهداف عددی مانند آستانه درآمد، درصد بهبودها و اعداد حجم هستند که همگی به یک چارچوب زمانی خاص مرتبط هستند. “افزایش درآمد قرارداد تجاری تا 20٪ تا Q4” یک نتیجه کلیدی است. “رشد کسب و کار” نیست.
چارچوب ساده به نظر می رسد. در عمل، قسمت سخت، نوشتن OKR نیست. آنها را به طور دقیق، منصفانه و پیوسته در طول زمان اندازه گیری می کند.
نتایج کلیدی به داده نیاز دارد. نه نمرات بدون احساس شب قبل از بازبینی مدیریت، اعدادی در صفحه‌گسترده خرد نشدند. داده های واقعی، به روز و قابل اعتماد که وضعیت واقعی کسب و کار را منعکس می کند. و این داده ها باید از جایی بیایند.
چرا اکثر برنامه های OKR شکست می خورند؟
اکثر مشاغلی که OKR را اتخاذ می کنند، از نتایج در سال اول ناامید شده اند. دلایل متفاوت است، اما چندین الگو به طور مداوم ظاهر می شوند.
اهداف فاقد قابلیت اندازه گیری هستند. تیم ها با اشتیاق اهدافی را تعیین می کنند، اما نتایج کلیدی را ضمیمه می کنند که ردیابی عینی آنها نامشخص یا غیرممکن است. بدون داده های مشخص برای اندازه گیری، هر ورود به یک مکالمه ذهنی به جای واقعی تبدیل می شود.
داده ها متناقض یا ناقص هستند. بخش‌های مختلف عملکرد خود را در مکان‌های مختلف ردیابی می‌کنند: فروش در CRM، عملیات در صفحه گسترده، امور مالی در یک پلت فرم حسابداری، وضعیت پروژه در موضوعات ایمیل. وقتی زمان بازبینی فرا می رسد، جمع آوری یک تصویر ثابت از پیشرفت نیازمند تلاش دستی است که هیچ کس برای آن وقت ندارد.
هیچ منبع واحدی برای حقیقت وجود ندارد. وقتی همان سوال (“چگونه به این هدف برویم؟”) بسته به اینکه از چه کسی می‌پرسید یا کدام ابزار را باز می‌کنید، پاسخ‌های متفاوتی به دست می‌دهد، فرآیند OKR اعتبار خود را از دست می‌دهد. تیم ها به اعداد و ارقام اعتماد نمی کنند و مدیریت بر اساس آنها عمل نمی کند.
OKR ها به تمرینی برای انطباق تبدیل می شوند. هنگامی که فرآیند سنگین و داده ها غیرقابل اعتماد است، OKR ها به کاری تبدیل می شوند که تیم ها انجام می دهند برای رهبری، نه کاری که سازمان با هم انجام می دهد. قاب به جای یک قطب نما تبدیل به یک چک باکس می شود.
موضوع مشترک در همه این حالت‌های شکست یکسان است: فقدان داده‌های تجاری یکپارچه و اساسی. نرم‌افزار OKR می‌تواند به شما در تعیین اهداف و تجسم پیشرفت کمک کند، اما نمی‌تواند داده‌هایی را تولید کند که وجود ندارد یا اطلاعات پراکنده در ده‌ها ابزار نامرتبط را با هم تطبیق دهد.
نقش ERP به عنوان سیستم ثبت کسب و کار شما
اینجاست که مکالمه در مورد OKR ها باید شامل مکالمه ای در مورد نرم افزار ERP باشد، زیرا این دو دسته از ابزارها در بهترین حالت، عمیقا مکمل یکدیگر هستند.
ERP (سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی) اساساً یک سیستم پشتیبان برای کسب و کار شما است. نرم‌افزار OKR آینده‌نگر و استراتژیک است و بر جایی که می‌روید و سرعت رسیدن به آنجا متمرکز است. برعکس، نرم افزار ERP، بنیادی و عملیاتی است و آنچه را که در حال حاضر و در طول زمان در کسب و کار در حال وقوع است، ثبت می کند. سیستم های ERP امور مالی شما را ردیابی می کنند، موجودی شما را مدیریت می کنند، معاملات مشتری و تامین کننده شما را ثبت می کنند، از اجرای پروژه پشتیبانی می کنند و طیف کامل فعالیت های تجاری شما را مستند می کنند.
این داده های عملیاتی و مالی دقیقاً همان چیزی است که OKR ها را قابل اندازه گیری می کند.
چند مثال را در نظر بگیرید:
- هدف رشد مربوط به جذب مشتری جدید تنها در صورتی می‌تواند به دقت ردیابی شود که داده‌های CRM و صورت‌حساب شما یکپارچه و کامل باشد.
- یک نتیجه کلیدی سودآوری مستلزم گزارشگری مالی تمیز و جاری است، نه پیش بینی یا صادرات ماهانه.
- یک هدف بهره وری عملیاتی، مانند کاهش زمان تحویل پروژه، به داده های واقعی تکمیل پروژه نیاز دارد، نه گزارش های حکایتی از مدیران پروژه.
- هدف رضایت مشتری به تاریخچه واقعی تراکنش، از جمله بازده، تماس‌های خدمات و نرخ‌های تمدید نیاز دارد، نه یک حس کلی از نحوه پیش‌روی کارها.
ERP نه تنها این اطلاعات را ذخیره می کند. آن را به عنوان یک محصول جانبی طبیعی اداره یک تجارت ایجاد می کند. هر فاکتور پردازش شده، هر نقطه عطف پروژه ثبت شده، هر سفارش مشتری انجام شده به یک رکورد جامع و دارای مهر زمان از فعالیت های تجاری اضافه می کند. این رکورد چیزی است که OKR ها را از اظهارات آرزویی به اهداف واقعی قابل اندازه گیری تبدیل می کند.
چگونه ERP مناسب استراتژی OKR را به واقعیت عملیاتی متصل می کند
ارزش بررسی این را دارد که چگونه یک ERP یکپارچه شرایطی را برای موفقیت OKR ایجاد می کند که ابزارهای تعیین هدف مستقل به سادگی نمی توانند آن را تکرار کنند.
تعیین هدف بر اساس داده های واقعی وقتی OKRها را در سیستمی تنظیم می‌کنید که قبلاً درآمد، خط لوله، پایگاه مشتری و معیارهای عملیاتی شما را ردیابی می‌کند، اعداد پایه را حدس نمی‌زنید. شما می دانید کجا هستید. این باعث می شود که اهداف شما دقیق تر شود و نتایج کلیدی شما قابل دستیابی تر باشد، یا حداقل، صادقانه آرزومند باشد.
ردیابی پیشرفت در زمان واقعی با ERP مناسب، پیشرفت KPI چیزی نیست که قبل از هر جلسه بررسی به‌صورت دستی به‌روزرسانی کنید. از آنجایی که ERP به طور مداوم فعالیت های تجاری، از جمله فروش، عملکرد، تکمیل پروژه و تراکنش های مالی را ثبت می کند، پیشرفت در برابر اهداف نشان دهنده وضعیت فعلی کسب و کار در هر لحظه است. شما داده های ماه گذشته را مشاهده نمی کنید. نگاه به امروز
تابلوهایی که کل داستان را بیان می کنند. داشبوردهای قابل تنظیم به مدیریت و مدیران تیم اجازه می دهد تا پیشرفت OKR را در کنار KPIهای عملیاتی و مالی در یک نما مشاهده کنند. به جای جابجایی بین صفحه گسترده ردیابی هدف، گزارش حسابداری و ابزار مدیریت پروژه، همه چیز با هم ظاهر می شود. پیوند بین اهداف استراتژیک و عملکرد عملیاتی به گونه ای قابل مشاهده است که نادیده گرفتن آن دشوار است.
هم ترازی بین تیم ها بدون اصطکاک. یکی از چالش های تکرارشونده در اجرای OKR ها، جابجایی اهداف در سراسر بخش ها به روشی منطقی است. هنگامی که داده های عملیاتی همه در یک سیستم زندگی می کنند، ارتباطات بین یک هدف در سطح شرکت و یک نتیجه کلیدی در سطح بخش شفاف می شود. فروش می تواند ببیند که فرآیند آنها چگونه بر هدف درآمد تأثیر می گذارد. عملیات می تواند ببیند که چگونه عملکرد پروژه بر هدف حاشیه تاثیر می گذارد. سیلوهایی که معمولاً مانع از هم ترازی می شوند از بین می روند.
گزارشی که قابل بررسی است. در پایان چرخه OKR، مکالمه بررسی فقط به اندازه داده های پشت آن خوب است. گزارش مالی و عملیاتی یکپارچه به این معنی است که وقتی نتایج OKR را به تیم رهبری، هیئت مدیره یا سرمایه گذاران خود ارائه می دهید، اعداد از همان سیستمی است که کسب و کار شما را هدایت می کند. بدون نیاز به آشتی، هیچ تناقضی در نسخه برای توضیح، و کسی نپرسید که شماره از کجا آمده است.
در حال حاضر این برای رهبران SME چه معنایی دارد؟
اگر صاحب SMB یا مدیر عاملی هستید که به اجرای OKR فکر می کنید، یا نمی دانید که چرا تلاش های قبلی جواب نداد، اولین سوالی که باید بپرسید این نیست که “کدوم نرم افزار OKR را بخریم؟” این “آیا ما تصویر قابل اعتماد و کاملی از عملیات تجاری خود داریم؟”
نرم افزار OKR یک سطح قدرتمند از نظم استراتژیک است. اما استراتژی بدون مبنای عملیاتی فقط برنامه ریزی است. کسب‌وکارهایی که به طور مداوم به OKR خود دست می‌یابند، لزوماً کسانی نیستند که بهترین روش هدف‌گذاری یا پیچیده‌ترین ابزار ردیابی را دارند. آنها کسانی هستند که داده‌های تجاری دقیق، یکپارچه و بی‌درنگ برای کار با آنها دارند.
برای SMB ها، ساخت این پایه به بودجه 500 Fortune یا حتی یک بخش اختصاصی IT داخلی نیاز ندارد. پلتفرم‌های ERP مدرن به‌طور خاص برای کسب‌وکارهای مرحله رشد طراحی شده‌اند: شرکت‌هایی که از نقطه‌ای عبور کرده‌اند که صفحه‌گسترده‌ها کافی است، اما هنوز در مقیاسی نیستند که نرم‌افزار سازمانی گران قیمت و بیش از حد پیچیده منطقی باشد. آنها سیستم ثبتی را ارائه می کنند که OKR ها را از یک چارچوب آرمانی به یک رشته عملیاتی تبدیل می کند.
جاه طلبی پشت OKR ها ارزش دفاع دارد. اهدافی را تعیین کنید که سازمان شما را رشد دهد. نتایج کلیدی را که عملکرد واقعی را هدایت می کنند، تعریف کنید. فرهنگی بسازید که در آن پیشرفت صادقانه سنجیده شود و نتایج صمیمانه تجلیل شود. اما این کار را بر اساس داده‌های واقعی کسب‌وکار انجام دهید، زیرا این تنها پایه‌ای است که OKRها می‌توانند به طور قابل اعتماد روی آن بایستند.
خط پایین
OKR و نرم افزار ERP اولویت های رقابتی نیستند. آنها ابزارهای مکملی هستند که در سطوح مختلف کسب و کار کار می کنند: یکی مشخص می کند که به کجا می خواهید بروید، دیگری همه چیزهایی را که هنگام تلاش برای رسیدن به آنجا اتفاق می افتد ضبط می کند. برای SMB هایی که در مورد استفاده از OKR ها برای هدایت رشد جدی هستند، راه رو به جلو با هدف گذاری بهتر آغاز نمی شود، بلکه با داده های تجاری بهتر شروع می شود.
هنگامی که معیارهای عملیات، مالی و عملکرد شما در یک سیستم یکپارچه زندگی می کنند، تنظیم OKR های معنی دار آسان تر می شود. آنها به طور خودکار ردیابی می شوند. و دستیابی به آنها به یک انتظار واقع بینانه تبدیل می شود، نه یک امید سه ماهه.
