وقتی کسب و کاری را به عنوان یک شرکت با مسئولیت محدود (LLC)، شرکت یا شراکت تشکیل می‌دهید، باید در زمانی که IRS از شما می‌خواهد یک EIN داشته باشید یا قبل از تکمیل مراحل تنظیم کلیدی که به آن بستگی دارد، برای EIN درخواست دهید.
به طور معمول، زمان درخواست برای EIN بلافاصله پس از انجام هر یک از مراحل زیر است:
- تشکیل یک LLC، شرکت یا مشارکت (شرکت های LLC تک عضوی می توانند کند باشند، اما در بسیاری از موارد نباید اینطور باشد)
- استخدام یا برنامه ریزی برای استخدام کارمندان
- انتخاب وضعیت S-Corporation
- افتتاح حساب بانکی تجاری
- یک لیست حقوق و دستمزد یا ثبت نام مالیات ایالتی ایجاد کنید
- درخواست مجوز یا مجوزهای تجاری
- برخورد با تامین کنندگان یا مشتریانی که برای اهداف گزارش به EIN نیاز دارند
نکته اصلی این است که شما باید به محض اینکه کسب و کار شما در ایالت ثبت شد و قبل از انجام هرگونه فعالیت مالیاتی، بانکی یا حقوق و دستمزد برای EIN درخواست دهید. مهم است که بدون تاخیر برای EIN درخواست دهید، زیرا انتظار برای انجام آن می تواند همه چیز را به تاخیر بیندازد و از فعالیت کسب و کار شما جلوگیری کند.
لازم نیست هر نوع واحد تجاری دارای EIN باشد، اما معمولاً در موارد زیر به آن نیاز دارید:
- کسب و کار شما کارمندان دارد
- شما به عنوان یک شرکت یا شراکت فعالیت می کنید
- شما اظهارنامه های حقوق و دستمزد، مالیات غیر مستقیم یا برخی اظهارنامه های مالیاتی فدرال را ارسال می کنید
- مالیات بر درآمد پرداختی به ساکنان غیر ایالات متحده را کسر می کنید
در حالی که نیازی به داشتن EIN نیست، یک مالک انفرادی می تواند از دریافت آن بهره مند شود تا از تاخیر در راه اندازی یک کسب و کار جلوگیری کند، از شماره تامین اجتماعی خود در برابر استفاده بیش از حد محافظت کند و کسب و کار خود را آماده گسترش دهد.
EIN چیست؟
EIN که اغلب به آن شماره شناسایی مالیاتی فدرال می گویند، یک شماره نه رقمی است که توسط IRS برای شناسایی یک کسب و کار برای پرونده سازی و گزارش مالیات فدرال صادر می شود. بسیار شبیه شماره تامین اجتماعی برای یک کسب و کار عمل می کند.
پس از تخصیص توسط IRS، EIN هرگز منقضی نمی شود یا به کسب و کار دیگری تخصیص داده می شود، حتی اگر شرکت بسته شود. با این حال، IRS می‌تواند در صورت بسته شدن یک کسب‌وکار، EIN را غیرفعال کند، مشروط بر اینکه تمام اظهارنامه‌های مالیاتی نهایی ثبت شده و مالیات‌های معوق پرداخت شود.
در شرایط خاص، مانند تغییر نوع نهاد تجاری خود (به عنوان مثال، بستن یک LLC و اصلاح به عنوان یک شرکت)، ممکن است لازم باشد برای یک EIN جدید درخواست دهید. با این حال، تغییرات معمول، مانند تغییر نام یا آدرس کسب و کار، نیازی به EIN جدید ندارد.
EIN برای چه مواردی استفاده می شود؟
IRS از EINS برای شناسایی مشاغلی که باید اظهارنامه مالیاتی ارائه کنند استفاده می کند. یک کسب و کار همچنین به یک EIN نیاز دارد تا:
- حساب های بانکی تجاری را کشف کنید
- برای مجوزها و مجوزهای تجاری اقدام کنید
- تنظیم حقوق و دستمزد و ثبت نام برای مالیات های فدرال و ایالتی
- برای کارت های اعتباری تجاری یا تامین مالی اقدام کنید
- W-9 کامل برای تامین کنندگان و مشتریان
به همان اندازه مهم، استفاده از EIN به جای شماره تامین اجتماعی به جداسازی کسب و کار از مالک آن کمک می کند – یک عنصر کلیدی در حفظ مسئولیت محدود. حذف این خط می تواند مالکان را در معرض مسئولیت شخصی قرار دهد اگر کسب و کار با بدهی، جریمه یا دعوی قضایی مواجه شود.
چه زمانی یک EIN مورد نیاز است؟
طبق IRS، یک کسب و کار به طور کلی باید یک EIN داشته باشد در صورتی که:
- کارمندان را استخدام کنید
- به صورت مشارکتی یا شرکتی فعالیت کنید
- مالیات غیر مستقیم، حقوق و دستمزد یا مالیات فروش را بایگانی کنید
- ساختار یا مالکیت کسب و کار خود را تغییر دهید
- برخی از تراست ها، برنامه های بازنشستگی یا املاک را اداره کنید
یک مالک انحصاری بدون کارمند یا برنامه بازنشستگی می تواند از شماره تامین اجتماعی به جای EIN استفاده کند. با این حال، بسیاری از مالکان انحصاری برای جدا نگه داشتن امور مالی تجاری و شخصی و کاهش قرار گرفتن در معرض SSN، EIN دریافت می کنند.
بهترین زمان برای درخواست EIN چه زمانی است؟
در بیشتر موارد، IRS توصیه می کند که پس از ثبت قانونی کسب و کار شما در ایالت، برای EIN درخواست دهید. این تضمین می کند که اطلاعات برنامه EIN شما، مانند نوع نهاد و تاریخ ایجاد، دقیق و نهایی است.
چند نکته که باید به خاطر بسپارید عبارتند از:
- شرکت ها و شراکت ها نمی توانند برای EIN درخواست دهند تا زمانی که تشکیل کامل شود
- شرکت‌های LLC که خیلی زود اعمال می‌کنند، تاخیر در پردازش IRS یا سردرگمی با مشاغلی با نام‌های مشابه را تهدید می‌کنند
استثنایی از این دستورالعمل‌های زمان‌بندی برای تاجران انحصاری که شخصیت حقوقی جدیدی ایجاد نمی‌کنند اعمال می‌شود. آنها می توانند در هر زمانی برای EIN درخواست دهند.
چگونه می توان برای EIN درخواست داد؟
برای کسب‌وکارهایی که محل اصلی کسب‌وکار در ایالات متحده یا قلمرو ایالات متحده است، سریع‌ترین روش، دستیار آنلاین EIN IRS است که بلافاصله پس از تأیید EIN صادر می‌کند. چند نکته که باید در نظر داشت عبارتند از:
- درخواست باید در یک جلسه تکمیل شود و پس از 15 دقیقه عدم فعالیت منقضی می شود
- متقاضی باید شخص مسئول (شخصی که تجارت را کنترل می کند) یا یک نماینده مجاز باشد
هنگام درخواست، به اطلاعات زیر نیاز دارید:
- نام شخص مسئول و شماره تامین اجتماعی یا شماره شناسایی مودیان فردی
- نام رسمی شرکت
- هدف تجاری
- نوع شی
- آدرس پستی
- تاریخ شروع کسب و کار
- تعداد کارکنان (فعال یا مورد انتظار در 12 ماه)
- تاریخ شروع حقوق و دستمزد (در صورت وجود)
- دلیل درخواست
شرکت‌هایی که محل اصلی کسب‌وکارشان در خارج از ایالات متحده است، نمی‌توانند به‌صورت آنلاین درخواست دهند، اما می‌توانند این کار را از طریق تلفن، فکس یا پست از طریق IRS انجام دهند.
IRS برای صدور EIN هزینه ای دریافت نمی کند. با این حال، دقت مهم است. خطاهای یک برنامه EIN می تواند باعث تاخیر در استخدام، بانکداری، صدور مجوز، حقوق و دستمزد و تشکیل پرونده مالیاتی شود. اگر مطمئن نیستید که به EIN نیاز دارید یا می خواهید از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنید، کار با یک متخصص می تواند به شما کمک کند مطمئن شوید که همه چیز از همان ابتدا درست انجام می شود.
