این راهنمای گام به گام برای ایجاد لیست حقوق و دستمزد برای شما مناسب است اگر یک تاجر انحصاری هستید و برای اولین بار استخدام می کنید اما هنوز یک مدیر منابع انسانی استخدام نکرده اید. ما بررسی خواهیم کرد که حقوق و دستمزد واقعا چیست و چگونه آن را مدیریت کنیم.
حقوق و دستمزد چیست؟
آماده باشید – این احتمالاً یکی از، اگر بزرگ‌ترین هزینه‌ای است که در کسب‌وکارتان دارید، خواهد بود. حقوق و دستمزد فرآیندی است برای جبران کار کارکنان شما. این فقط حقوق یا دستمزد نیست، می تواند مزایا و حقوق تعطیلات نیز باشد.
معانی متعددی دارد. حقوق و دستمزد ممکن است بخشی باشد که مسئول جبران خسارت کارمندان است، یا ممکن است به فهرست کارمندان یا سوابق جبران خسارت ارجاع دهد. همچنین در محاسبات کل وجه نقد خارج شده از کسب و کار در هر زمان معین با اطلاع دادن به شرکت از میزان وجه نقد باقیمانده کمک می کند.
درست کردن حقوق و دستمزد شما بسیار مهم است. مدیریت ضعیف می تواند منجر به مشکلات مالی، اعتباری و حقوقی شود.
نحوه تنظیم حقوق و دستمزد
- به عنوان کارفرما در HMRC ثبت نام کنید و ورود آنلاین PAYE را دریافت کنید.
- یک ارائه دهنده نرم افزار حقوق و دستمزد را انتخاب کنید. اگرچه HMRC برای مشاغل کوچک با کمتر از 10 کارمند، Basic PAYE رایگان دارد، اما ویژگی های محدودی دارد. شما باید نرم افزار شناسایی شده توسط HMRC را انتخاب کنید که از اطلاعات زمان واقعی (RTI) پشتیبانی می کند.
- جمع‌آوری داده‌های ورود کارکنان این مربوط به P45 های قبلی خواهد بود یا کارکنان را ملزم به تکمیل چک لیست اولیه HRMC می کند. شما همچنین به شماره بیمه ملی، جزئیات بانکی و مشخصات شخصی آنها نیاز خواهید داشت.
- برنامه های پرداخت را تنظیم کنید تصمیم بگیرید که آیا به صورت هفتگی، دو هفته ای یا ماهانه پرداخت خواهید کرد. شما باید تاریخ پرداخت و روش پرداخت را در نرم افزار حقوق و دستمزد خود وارد کنید. مطمئن شوید که دستمزد شما با حداقل دستمزد ملی (NMW) یا دستمزد ملی کار (NLW) که در آوریل 2026 افزایش یافته است، مطابقت داشته باشد.
- اولین چک حقوق خود را ارسال کنید ساعات کار یا مقدار دستمزد را وارد کنید و اجازه دهید نرم افزار دستمزد ناخالص را با در نظر گرفتن کسورات محاسبه کند.
- اولین FPS خود را ارسال کنید. پرداخت کامل خود را در اولین روز پرداخت یا قبل از آن به HMRC ارسال کنید. در صورتی که ارائه دهنده نرم افزار شما از RTI پشتیبانی کند، این کار را انجام می دهد.
- حقوق بازنشستگی محل کار را تنظیم کنید. اگر کارمندان واجد شرایطی دارید باید به طور خودکار آنها را در یک طرح بازنشستگی ثبت نام کنید.
نحوه تنظیم حقوق و دستمزد
این کار را در خانه انجام دهید یا برون سپاری کنید. برای بسیاری از مشاغل کوچک، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که دستمزد خود را به صورت دستی انجام دهید. فقط باید مطمئن شوید که با اعداد هماهنگ هستید – رسیدهای دیجیتال و کاغذی را حداقل به مدت سه سال از پایان سال مالیاتی که مربوط به آن است دست نخورده نگه دارید تا مطابق با GDPR باقی بمانید.
اما اگر در مورد هر چیز دیگری هیجان زده باشید، این یک مشکل بزرگ است. در صورت تمایل یک حسابدار می تواند این کار را برای شما انجام دهد. این بدان معنی است که خطاهای کمتری در لیست حقوق و دستمزد شما وجود خواهد داشت تا بعداً شما را شناسایی کند. آنها همچنین با آخرین تغییرات قانونی و سیاستی به روز خواهند بود و نرم افزار اختصاصی خواهند داشت که با آن آشنایی کامل خواهند داشت.
حتی با وجود این منابع، عاقلانه است که در مورد نرم افزار حقوق و دستمزد خود تحقیق کنید. این نرم‌افزار می‌تواند سوابق کاغذی و دیجیتال را با دقت حفظ کند، اما همچنین می‌تواند گزارش‌هایی را ارائه کند تا به شما بینش دهد و در صورت نیاز به حسابدار شما دسترسی داشته باشد. یک مثال Sage Payroll است که به شما امکان می دهد هزینه ها را با چند کلیک ثبت کنید و حقوق و دستمزد حداکثر 150 کارمند را مدیریت کنید.
با نرم افزار حقوق و دستمزد خود، باید هر بار که به کارمندان خود پرداخت می کنید، حقوق را ثبت کنید – این می تواند حقوق، دستمزد یا سایر اشکال پرداخت باشد.
انواع دیگر پرداختی که باید شامل شود عبارتند از:
- مزایای قانونی بیماری (SSP)
- پرداخت قانونی برای والدین
- حقوق زایمان و پدری
- پرداخت برای فرزندخواندگی
- پرداخت هزینه از دست دادن پدر و مادر
- پرداخت مشترک والدین
توجه داشته باشید که می توانید بازپرداخت قانونی والدین را مطالبه کنید. همه باید در لیست حقوق و دستمزد باشند، حتی کسانی که کمتر از 96 پوند در هفته درآمد دارند.
هزینه ها و مزایا (مثلاً لباس فرم یا اتومبیل های شرکتی) در پایان سال مالیاتی پرداخت می شود.
در نظر داشته باشید که حتی اگر از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده می کنید، ممکن است برای تهیه فیش حقوقی به نرم افزارهای مختلفی نیاز داشته باشید. در هر صورت، حتما حقوق کارمندان را بخوانید – آنها مشخص می کنند که چه چیزی باید در فیش حقوقی آنها ظاهر شود.
سپس کسرهایی مانند بیمه ملی و مالیات را محاسبه کنید و سپس NI کارفرما را در درآمد بالای 242 پوند در هفته محاسبه کنید. تهیه فیش حقوقی برای هر کارمند. سپس با ارسال یک پرداخت کامل (FPS) پرداخت و کسر آنها را به HMRC گزارش دهید.
انتخاب پرداخت HMRC توسط:
- بدهی مستقیم
- پرداخت از طریق حساب بانکی آنلاین خود را تأیید کنید
- حواله بانکی را به صورت آنلاین یا تلفنی انجام دهید
- از طریق کارت اعتباری شرکتی یا نقدی آنلاین
- با چک در پست
HMRC به شما اطلاع می دهد اگر فکر می کند دیر پرداخت کرده اید، آنلاین یا از طریق پست. احتمالاً دیده اید که تبلیغات به شما هشدار می دهند که در صورت عدم پرداخت به موقع یا کامل جریمه می شوید.
در صورت عدم پرداخت به موقع، اخطار تشکیل پرونده با تأخیر وجود خواهد داشت، مگر اینکه دلیل موجهی برای انجام ندادن آن داشته باشید. این همچنین می تواند تأثیر بیشتری بر سایر مزایای شما مانند اعتبار جهانی داشته باشد.
اگر کارفرمای جدیدی هستید، HMRC طرح PAYE شما را می بندد و ظرف 120 روز گزارشی ارسال نمی کنید یا به HMRC پرداخت نمی کنید.
مهلت مهم: شما باید ماهانه HMRC را برای مالیات و بیمه ملی که کسر کرده اید تا 22 هر ماه پرداخت کنید. عدم انجام این کار ممکن است منجر به سود و جریمه شود.
شماره حقوق و دستمزد چیست؟
این شماره شناسایی منحصر به فردی است که به هر کارمند متصل می شود. فیش حقوقی با استفاده از شماره حقوق و دستمزد ایجاد می شود تا بتوان به طور دقیق در سیستم شناسایی کرد.
شماره حقوق و دستمزد معمولاً در بالای فیش حقوقی، سند p45 یا p60 یافت می شود. قبل و بعد از کسر، مقدار کسوراتی که ممکن است هر بار که به شما پرداخت می شود تغییر کند (مانند مالیات و بیمه ملی) و تعداد ساعات کار.
تغییر در دستمزد
اگر می‌خواهید روز یا تعداد دفعات پرداختی به کارمندان را تغییر دهید، می‌توانید روزهای پرداخت را تغییر دهید.
اگر روز پرداخت جدید در آن ماه یا هفته است، اولین پرداخت جدید را به عنوان پرداخت اضافی برای آن دوره تلقی کنید. اگر روز پرداخت جدید در ماه یا هفته مالیات متفاوت باشد، نیازی به انجام کار خاصی ندارید.
اگر قصد دارید کمتر به کارمندان خود حقوق بدهید، باید با خط راهنمای کارفرما تماس بگیرید تا از دریافت اخطار بایگانی دیرهنگام از HMRC جلوگیری کنید. مراقب باشید که برای ایمن بودن چقدر از بیمه ملی کسر می کنید.
با استفاده از دوره درآمد جدید در قسمت «فرکانس پرداخت» در FPS، به کارمندان بیشتر پرداخت کنید.
اگر در یک سال بیش از یک FPS ارسال کنید، HMRC فرض می‌کند که دیگر نمی‌خواهید به عنوان یک طرح سالانه فعالیت کنید و یک نامه تأیید برای شما ارسال می‌کند.
من هنوز در مورد حقوق گیج هستم. چه کار کنم
برای راهنمایی بیشتر بهتر است با یک حسابدار تماس بگیرید. وب سایت دولت همچنین دارای صفحه ای در مورد PAYE و دستمزد برای کارفرمایان است.
کدام ارائه دهنده حقوق و دستمزد را انتخاب کنم؟
این بستگی به اندازه کسب و کار، نیازها و اینکه آیا قبلاً نرم افزار حسابداری با یکی از ارائه دهندگان عمده حقوق و دستمزد دارید یا خیر، دارد. مقاله بررسی ما را که 8 فروشنده از جمله Sage، Xero و QuickBooks را با هم مقایسه می‌کند، بررسی کنید.
ادامه مطلب
چگونه زمان کمتری را برای حسابداری و حقوق و دستمزد صرف کنیم – این مقاله توضیح می دهد که چگونه می توانید فرآیندهای حسابداری و حقوق و دستمزد کسب و کار خود را بهتر مدیریت کنید و زمان بیشتری را برای خود و رشد کسب و کار خود صرف کنید.
چگونه از اتوماسیون حسابداری مبتنی بر هوش مصنوعی بیشترین بهره را ببریم – هوش مصنوعی در محل کار یکی از موضوعات داغ سال 2024 است و بعید است با ورود به سال 2025 گفتگو متوقف شود.
8 بستر نرم افزار حسابداری برای دیجیتالی کردن مالیات – ماریا تامپکینز به گزینه های نرم افزار حسابداری که مشاغل کوچک می توانند برای مالیات بر ارزش افزوده دیجیتال و اظهارنامه های مالیاتی خود استفاده کنند، نگاهی دقیق دارد.
