مانند کسب و کار خالکوبی شما شلوغ تر می شود، ممکن است به این فکر کنید که آیا باید یک مسئول پذیرش مغازه خالکوبی یا میز جلو استخدام کنید. را یک پاسخ صادقانه این است که اکثر استودیوها فوراً به یکی نیاز ندارنداما نقطه ای وجود دارد که شروع به معنی دار شدن می کند.
پس از همه، شما می خواهید مطمئن شوید که درخواست های رزرو، بازدیدها و سوالات مشتری از بین نرود، حتی زمانی که شما (یا هنرمندان خالکوبی شما) در وسط یک جلسه هستید.
این مقاله اینجاست تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا استخدام یک پذیرشگر اقدام درستی است یا خیر یک هنرمند انفرادی که همه کارها را انجام می دهد به تنهایی یا یک صاحب استودیو که تیمش با وظایف اداری بسیار ضعیف است.
یک مسئول پذیرش در استودیو خالکوبی هر روز چه می کند؟
وقتی اکثر مردم یک مسئول پذیرش را در یک مغازه خالکوبی تصویر می کنند، کسی را تصویر می کنند که فقط پشت میز نشسته و به تلفن پاسخ می دهد. در واقعیت، نقش بسیار بیشتر از اینها را در بر می گیرد.
در زیر وظایف و مسئولیت‌های اصلی که اغلب با این نقش همراه است آورده شده است (البته البته هنوز از فروشگاهی به فروشگاه دیگر متفاوت است).
- برنامه را مدیریت کنید و درخواست های رزرو را پردازش کنید: پاسخ به تماس ها، DM و ایمیل ها، گرفتن استعلام هنگام ورودو هماهنگ نگه داشتن تقویم قرارهای چند هنرمند
- قرار ملاقات ها را تأیید کنید و لغو را پیگیری کنید: رسیدن به مشتریانی که تایید نکرده‌اند و پر کردن شکاف‌ها وقتی کسی در آخرین لحظه لغو می‌کند
- هنگام ورود به مشتریان از آنها استقبال کنید: ثبت نام، تایید جزئیات جلسه آنها، مجموعه اسناد یا مدارک هویتیو مطمئن شوید که در هنگام انتظار راحت هستند
- لحن را برای اولین بار تنظیم کنید: به مشتریان عصبی کمک می کند حتی قبل از مداخله هنرمند احساس آرامش کنند
- پرداخت ها و سپرده ها را پردازش کنید: جمع آوری سپرده برای بیمه اسلات مشتری، پردازش پرداخت ها در هنگام تسویه حساب و پاسخ به سؤالات مربوط به قیمت ها، لغو و سیاست های بازپرداخت
- قوانین فروشگاه را به طور مداوم توضیح دهید: از شرایط سپرده و دوره های لغو تا آنچه در قیمت گنجانده شده است
- کار مدیریت را از روی صفحه هنرمندان تاتو بردارید: ارسال تصاویر مرجع و یادداشت های مشتری قبل از جلسات، مدیریت موجودی عرضه و توزیع اطلاعات در مورد مراقبت های بعدی
- فروشگاه را روان نگه دارید: مرتب کردن فضا، ذخیره مجدد منابع و انجام کارهای کوچکی که وقتی کسی به آنها محول نمی شود به سرعت انباشته می شود.
همچنین بخوانید: 8 نکته برای راه اندازی استودیوی تاتو
هزینه واقعی استخدام مسئول پذیرش مغازه خالکوبی
دانستن اینکه یک مسئول پذیرش در استودیو خالکوبی چه می کند یک چیز است. اما قبل از اینکه متعهد به استخدام شوید، ارزش آن را دارد که هزینه‌های واقعی داشتن آن (فراتر از نرخ ساعتی) چقدر است.
حقوق و نرخ ساعتی
بر اساس داده‌های اخیر ZipRecruiter و Glassdoor، میانگین حقوق ساعتی یک فروشنده خالکوبی در ایالات متحده در جایی کاهش می‌یابد. بین 16 دلار و 19 دلار در ساعتاگرچه ممکن است در شهرهای بزرگتر افزایش یابد.
برای یک کار پاره وقت، حدود 25 تا 30 ساعت در هفته کار می کندکه در حدود 1600 تا 2280 دلار در ماه قبل از مالیات
الف پذیرش تمام وقت نزدیک تر به 2500 تا 3000 دلار + در ماهبسته به منطقه شما و سطح تجربه فرد. این یک هزینه تکراری قابل توجه برای یک استودیوی کوچک خالکوبی است – به ویژه یک عمل انفرادی یا یک فروشگاه با تنها دو یا سه هنرمند.
همچنین بخوانید: آیا می توانید یک استودیوی خالکوبی باز کنید حتی اگر هنرمند خالکوبی نباشید؟
سایر هزینه های گزارش دهی
حقوق یعنی چی شما احتمالا ابتدا بودجه ای در نظر خواهید گرفتاما هزینه های دیگری نیز وجود دارد که ممکن است شما را غافلگیر کند.
وقتی فردی را استخدام کردید، به دنبال آن هستید مالیات حقوق و دستمزد، بیمه غرامت بالقوه کارگرانو زمان مورد نیاز برای آموزش آنها در مورد نحوه عملکرد فروشگاه شما: فرآیند رزرو شما، ترجیحات هنرمند شما، خط مشی های شما و نحوه ارتباط شما با مشتریان.
سپس وجود دارد سمت مدیریت. حتی یک پذیرش عالی هنوز به راهنمایی نیاز دارد، به خصوص در چند هفته اول. شما زمان صرف خواهید کرد بررسی کار آنها، پاسخ دادن به سوالات آنهاو تصحیح زمانی که همه چیز آنطور که انتظار داشتید پیش نمی رود.
همانطور که می بینید، هزینه های پنهان فقط مالی نیستند. علاوه بر همه چیز، این زمان و انرژی ذهنی است که برای مدیریت یک فرد دیگر لازم است.
و اگر فرد کار نمی کند یا تصمیم به ترک می گیرد? شما به نقطه اول برگشتید-یعنی. ارسال مجدد یک شغل، مصاحبه، آموزش یک فرد جدید و در عین حال انجام تمام آن کارها.
طراحی شده برای استودیوهای تاتو و هنرمندان
زمان‌بندی قرار ملاقات‌های خالکوبی 10 برابر آسان‌تر شده است
به مشتریان اجازه دهید تا زمانی که روی ارائه خدمات عالی تمرکز می کنید، قرار ملاقات رزرو کرده و فوراً تأیید کنند.
Bookedin را امتحان کنید→
مشکل تکیه کردن به یک نفر در میز پذیرش
به طور واقع بینانه، اکثر مغازه های خالکوبی فقط یک مسئول پذیرش می آورند. شاید به صورت پاره وقت، شاید تمام وقت، اما در هر صورت، احتمالاً کل تیم پذیرش با پوشش پشتیبان نیست.
این نیز آن را مخاطره آمیز می کند. هنگامی که آن شخص بیمار تماس می گیرد، به مرخصی می رود یا به طور غیرمنتظره ای را ترک می کند، هر کاری که انجام داده است (مثلاً پاسخ دادن به تماس ها، مدیریت برنامه خود، پردازش پرداخت ها) به شما یا هنرمندانتان بازمی گردد.
یک استودیو بزرگتر ممکن است افراد کافی برای پوشش یک یا دو روزه را در اطراف خود داشته باشد. اما برای یک فروشگاه کوچک‌تر، حتی یک روز از دست رفته می‌تواند به معنای درخواست‌های رزرو بی‌پاسخ، مشتریان سردرگم و برنامه‌ای باشد که هیچ‌کس فعالانه آن را نظارت نمی‌کند.
بنابراین ارزش این را دارد که به این فکر کنید که کسب و کار خالکوبی شما در آن روزها چگونه عمل می کرد زیرا آنها خواهد شد اتفاق افتاد
چه زمانی منطقی به نظر می رسد که یک مسئول پذیرش مغازه خالکوبی استخدام کنید
برای روشن بودن، هیچ یک از اینها به این معنی نیست که استخدام یک میز پذیرش ایده بدی است. موقعیت‌های واقعی وجود دارد که حضور فیزیکی شخصی در میز پذیرش تفاوت محسوسی ایجاد می‌کند.
بنابراین، در اینجا برخی از علائم رایج وجود دارد که ارزش توجه جدی را دارد:
شما هنرمندان و مشتریان متعددی دارید که در طول روز وارد و خارج می شوند
چه زمانی شما چندین هنرمند دارید که کار می کنند در همان زمان و یک منطقه انتظار که به طور منظم پر است، کسی باید جریان را به گونه ای مدیریت کند که کل روز از اولین جلسه تا آخرین جلسه به آرامی اجرا شود.
این بدان معناست که شخصی برای بررسی مشتریان، به هنرمندان اطلاع دهد که قرار بعدی آنها چه زمانی است، به شرکت‌هایی که می‌خواهند مرور کنند یا سؤال بپرسند، شرکت کند و مطمئن شود که جلوی فروشگاه آشفته نیست.
فروشگاه شما تعداد زیادی تماس یا تماس تلفنی دریافت می کند
برخی از استودیوهای خالکوبی بخش قابل توجهی از تجارت خود را از افرادی دریافت می کنند که در خارج از خیابان قدم می زنند یا تماس می گیرند تا در مورد در دسترس بودن، قیمت ها و سبک ها بپرسند.
اگر خیلی شبیه فروشگاه شما به نظر می رسد، یک شخص واقعی که می تواند یک مکالمه را رهبری کند، در محل به سؤالات پاسخ دهد و این علاقه را به یک رزرو واقعی تبدیل کند – هر کاری که یک فرم رزرو یا پیام خودکار می تواند به تنهایی انجام دهد.
این امر مخصوصاً در صورتی صادق است که منطقه ای که در آن هستید دارای ترافیک زیاد باشد، یا اگر فروشگاه شما در یک مکان برجسته در سطح خیابان است که مردم تمایل دارند به صورت تکانشی در آن قدم بزنند.
شما می خواهید هنرمندان شما به طور کامل بر روی خالکوبی تمرکز کنند
هر بار که یک هنرمند مجبور است کاری را که انجام می دهد متوقف کند تا در را باز کند، سیاست را توضیح دهد، پردازش یک سوال پرداختیا در فرآیند رزرو با کسی همراه شوید، تمرکز او را از بین می برد.
به‌علاوه، بسته به اینکه چند وقت یک‌بار چنین اتفاقاتی رخ می‌دهد، می‌تواند بر کیفیت کار و تجربه مشتری تأثیر بگذارد.
به همین دلیل، ایده خوبی است که یک مسئول پذیرش مغازه خالکوبی استخدام کنید تا به عنوان یک حائل بین هنرمندان شما و هر چیز دیگری عمل کند. آنها “وقفه ها” را کنترل می کنند تا تیم شما بتواند در منطقه بماند، که برای همه بهتر است.
رزروهای خود را ساده کنید
به هزاران استودیو بپیوندید و با برنامه ریزی آنلاین در زمان صرفه جویی کنید.
یک آزمایش رایگان را شروع کنید→
استودیوی شما در حال رشد است و به سختی می توان کسب و کار را به تنهایی اداره کرد
اگر استودیوی شما هنرمندان خالکوبی بیشتری اضافه کند، ساعات کاری خود را افزایش دهد، و/یا خدمات خود را گسترش دهد، به نقطه ای می رسد که بخش عملیاتی شروع به پیشی گرفتن از آنچه نرم افزار به تنهایی از عهده آن برمی آید، می رود.
مواردی مانند مدیریت روابط تامین کننده، هماهنگ کردن برنامه ها در یک تیم بزرگتر، حفظ گنجه عرضه، و برخورد شخصی با مسائل گاه به گاه مشتری، همگی از داشتن یک فرد اختصاصی در محل سود می برند.
در این مرحله، شما فقط یک مسئول پذیرش استخدام نمی‌کنید، بلکه شخصی را برای مدیریت فروشگاه به شما کمک می‌کند. این نوع استخدام به شما این امکان را می دهد که از کارهای روزمره دور شوید و روی جایی که کسب و کار خالکوبی شما در حال انجام است تمرکز کنید.
همچنین بخوانید: 10 نکته برای راه اندازی کسب و کار تاتو به روش هوشمند
بنابراین، آیا ابتدا باید یک پذیرش استخدام کنید یا سیستم رزرو خود را تنظیم کنید؟
برای اکثر استودیوهای تاتو، پاسخ سریع بله است با نرم افزار رزرو و برنامه ریزی شروع کنید و در صورت نیاز بعداً استخدام کنید.
نرم‌افزار خوب می‌تواند بخش بزرگی از کارهایی را که مردم معمولاً برای آنها یک پذیرش استخدام می‌کنند، انجام دهد: برنامه‌ریزی قرار ملاقات، یادآوری مشتری، جمع‌آوری سپرده، سوابق مشتری و موارد دیگر. و همه این کارها را 24/7 بدون نیاز به حضور کسی پشت میز انجام می دهد.
این به تنهایی بسیاری از کارهای میز جلو را از روی میز حذف می کند، خواه شما یک هنرمند انفرادی یا مدیریت یک تیم باشید.
اگر استودیوی شما در نهایت به جایی برسد که نیاز به حضور فیزیکی داشته باشید، برای آن استخدام می کنید. اما از آنجایی که ادمین قبلاً تحت پوشش سیستم رزرو شما است، پذیرش شما می تواند کاملاً روی کارهای شخصی تمرکز کند که نرم افزار نمی تواند انجام دهد.
بسته به فروشگاه شما، ابزار رزرو مناسب می‌تواند به اندازه‌ای عمل کند که استخدام را به جای یک وضعیت اضطراری، “خوب بودن” کند. Bookedin اگر می خواهید قبل از اینکه متعهد به استخدام کسی شوید، ببینید چقدر می تواند پوشش دهد، مکان خوبی برای شروع است.
یک نسخه آزمایشی رایگان رزرو کنید و ببینید چگونه کار می کند
