نحوه مدیریت امور مالی کسب و کارهای کوچک

به طور خلاصه:

• برای جلوگیری از مشکلات جریان نقدی، در مورد فاکتورها سختگیر باشید. برخی از صنایع، مانند ساخت و ساز، در مقابل تاخیر در پرداخت آسیب پذیر هستند، زیرا شروع پروژه های جدید بسیار گران است.
• باز کردن یک حساب تجاری اضافی را در نظر بگیرید که در آن 20٪ برای هر شغل تخلیه می کنید. فاکتورهای مالیات بر ارزش افزوده سپس به صورت خودکار ارسال می شوند.
• ذخایری را برای عدم اطمینان جهانی که در پس‌زمینه ایجاد می‌شود، آماده کنید. تنش های ژئوپلیتیکی با روسیه و ایران می تواند به افزایش سریع قیمت سوخت منجر شود.

چند سال گذشته مدیران عامل را نگران نحوه مدیریت امور مالی کسب و کارهای کوچک در مواجهه با بسیاری از شرایط چالش برانگیز کرده است. سال‌ها پس از همه‌گیری کووید-19، کسب‌وکارها هنوز با پیامدهای آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند و از آن زمان با بحران هزینه‌های زندگی، تهاجم روسیه و افزایش نرخ‌های بهره مواجه شده‌اند.

همه این عوامل و موارد دیگر بهبود را دشوار می‌کنند، به طوری که برخی از شرکت‌ها هنوز بهترین عملکرد خود را قبل از همه‌گیری ندارند. در حالی که بعید به نظر می رسد که چشم انداز اقتصاد جهانی در آینده نزدیک تغییر کند، مالکان باید مراقب نحوه مدیریت امور مالی مشاغل کوچک باشند.

اجازه ندهید مسائل مالی شما را بترساند

این احساس غرق شدن در هنگام بررسی موجودی خود – هنگام مراجعه به بانک یا استفاده از یک برنامه – طبیعی است. اما بسیار مهم است که بدانید دقیقاً چه مقدار در هر لحظه از حساب شما وارد و یا از حساب شما خارج می شود

صاحبان مشاغل کوچک می توانند عادت کنند هر روز صبح حساب خود را از طریق یک برنامه بانکی چک کنند. انجام این کار به شما کمک می کند تا هرگونه پرداخت خروجی آن روز را به شما یادآوری کنید و به سرعت هرگونه غافلگیری ناخوشایند یک شبه، مانند فعالیت های کلاهبرداری را برجسته کنید. همین اقدام ساده به تنهایی می تواند به صاحبان کسب و کار کمک کند تا کمی بیشتر بر امور مالی خود کنترل داشته باشند.

هزینه های غیر ضروری را حذف کنید

سفرهای کاری و ناهار خوری های گران قیمت می توانند در طول یک سال به ذخایر نقدی شما کمک کنند. سعی کنید هر تراکنش را زیر سوال ببرید تا مشخص کنید هر هزینه چقدر مهم است. تعجب خواهید کرد که چقدر می توانید پس انداز کنید.

به تمام هزینه های جاری خود نگاهی بیندازید و هر هزینه را با یک شانه دندانه ریز انجام دهید. احتمالاً اشتراک ها و پرداخت های مداوم برای خدماتی که دیگر به آن ها نیاز ندارید پیدا خواهید کرد. مقصرهای احتمالی معمولاً اشتراک نرم افزار (به ویژه خدمات آنتی ویروس)، برنامه های تلفن همراه استفاده نشده و تعمیر و نگهداری بیش از حد مکرر تجهیزات هستند.

امور مالی خود را طوری برنامه ریزی کنید که مناسب شما باشد

روش‌های مختلفی برای مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک وجود دارد که دانستن اینکه کدام یک را انتخاب کنید می‌تواند بسیار دشوار باشد. با این حال، به عنوان یک قاعده کلی، بهترین راه برای سازماندهی امور مالی، یافتن راهی است که برای شما مفید باشد. شما می توانید برای یک برنامه جدید فانتزی که همه از آن استفاده می کنند هزینه کنید، اما اگر با یک دفترچه یادداشت و خودکار راحت تر هستید، بعید است که برای شما کار کند.

یافتن روشی که دقیقاً با روشی که قبلاً کار می کردید مطابقت داشته باشد، استرس بسیار کمتری دارد. همیشه برنامه‌ها و سرویس‌های جدیدی وجود خواهند داشت که قول می‌دهند شیوه مدیریت مالی شما را متحول کنند، اما فقط شما می‌دانید که چه چیزی برای شما و کسب‌وکار خاص شما بهتر است.

اما به اپلیکیشن های حسابداری نگاه کنید

حتی اگر همیشه فناوری را ترسناک می‌دانستید، موج جدید اپلیکیشن‌های حسابداری می‌تواند در مدیریت امور مالی کسب‌وکار شما یک موهبت الهی باشد. به یک نام معروف معروف مانند Quickbooks، Xero یا Sage بچسبید و خواهید دید که همه آنها برای سهولت استفاده طراحی شده اند.

علاوه بر ساده‌سازی مدیریت مالی، یکی از مزایای اصلی استفاده از چنین برنامه‌ای، فراگیر بودن آن‌ها است. داشتن همه چیز مربوط به حسابداری کسب و کار شما همیشه در گوشی خود باعث می شود که به روز بمانید و بدانید.

اگر قبلاً از آن استفاده نمی کنید، به حساب بانکی کسب و کار خود نگاه کنید. بسیاری از آنها اشتراک های با تخفیف را به عنوان بخشی از امتیازات حساب شما ارائه می دهند.

باز کردن دو حساب بانکی

در حالی که ناگفته نماند که باید یک حساب تجاری جداگانه برای حساب شخصی خود داشته باشید (و اگر ندارید، این اولین کاری است که باید انجام دهید)، برای داشتن دو حساب تجاری باید گفت.

بن وستوبی، کارشناس ورشکستگی کسب و کار، توضیح می دهد که “راه اندازی دو حساب تجاری راهی عالی برای جمع آوری وجوه مورد نیاز برای پرداخت صورت حساب های مالیاتی HMRC در زمان سررسید آنهاست. تا زمان پرداخت آنها باقی بماند، صورت حساب های مالیاتی می توانند به مبالغی برسند که می تواند یک کسب و کار را شگفت زده کند. با انتقال 20٪ از درآمد هر روز بلافاصله به یک حساب پولی دیگر، سعی می کنید از پرداخت هزینه های سنگین جلوگیری کنید. HMRC.

ما به هزاران کسب‌وکار در سراسر بریتانیا کمک کرده‌ایم تا با تعطیلی شرکت‌ها کنار بیایند و یکی از موارد ثابت در بیشتر موارد بدهی HMRC است. با جمع کردن مالیات در پس‌زمینه و دریافت صورت‌حساب‌ای که مبلغ را در یک بار مطالبه می‌کند، این سیستم قدیمی بسیاری از شرکت‌ها را به دام می‌اندازد. با استفاده از این صورت‌حساب دوم مطمئن شوید که مال شما یکی از آنها نیست!

اول به خودت پرداخت کن

هنگامی که آماده پرداخت به فروشندگان، خدمات آب و برق و حساب های پس انداز خود در پایان ماه شدید، مهم ترین شخصی را که باید پرداخت کنید، یعنی خودتان را فراموش نکنید.

خیلی آسان است که حساب بانکی خود را دور بزنید وقتی چندین چیز دیگر برای پرداخت وجود دارد، اما فراموش نکنید که چرا در وهله اول کسب و کار خود را راه اندازی کردید. بسیار بعید است که شما این همه تلاش را بدون دریافت حقوق در پایان هر ماه انجام دهید.

اگر کسب و کار شما نمی تواند از مالک خود حمایت کند، پس در شکل فعلی آن قابل دوام نیست. نادیده گرفتن چک های حقوقی خود فقط اعداد را تغییر می دهد و ممکن است اوضاع را در ذهن شما زیباتر نشان دهد، اما در دراز مدت کمکی نمی کند.

برای سخت کوشی خود به خود پاداش دهید و فعالانه سعی کنید اوضاع را متزلزل کنید اگر دریافت دستمزد باعث کشش بیش از حد کسب و کار شما شد.

در مورد فاکتورهای خود سختگیر باشید

به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، درآمد شما به پرداختی که از مشتریان خود دریافت می کنید بستگی دارد. با این حال، از تجربیات بسیاری که داریم، می دانیم که مدیران دریافتند که دریافت وجوه از مشتریانشان همیشه به موقع اتفاق نمی افتد. این می تواند بر سلامت روان و رفاه شما فشار وارد کند.

برای جلوگیری از این مشکل در سال 2025، سعی کنید چند تغییر مفید را در نحوه جمع آوری پول از مشتریان خود اعمال کنید.

درخواست 50 درصد از کارمزد پیشاپیش نه تنها به جریان نقدی شما کمک می کند، بلکه شناسایی مشتریان واقعی از کسانی که زمان و منابع خود را تلف می کنند آسان تر می کند.

همچنین به زمانی که تامین کنندگان شما درخواست پرداخت می کنند توجه کنید. اگر آنها به طور معمول ظرف ده روز مطالبه پرداخت کنند، اما شما به مشتریان خود 30 اعطا کنید، مطمئناً در مسیر با مشکلات جریان نقدی مواجه خواهید شد.

مراقب ذخایر نقدی خود باشید

مهمترین دارایی شما به عنوان صاحب کسب و کار، پس انداز شماست. در مواقع سختی یا زمانی که می خواهید با هزینه های غیرمنتظره کنار بیایید، می توانید به پس انداز خود تکیه کنید. بعلاوه، می توانید در صورت نیاز مرخصی بگیرید.

بدون ذخیره نقدی کافی، هر گونه تعمیر غیرمنتظره یا هزینه های دیگر می تواند مالی شرکت شما را بیش از حد تحت فشار قرار دهد. برای اینکه راحت باشید، توصیه می شود هر ماه 30 درصد از درآمد خود را پس انداز کنید.

مالیات خود را به موقع پرداخت کنید

اظهارنامه های مالیاتی ما اغلب به آخرین لحظه سپرده می شود و معمولاً در انتهای لیست کارهای انجام شده قرار دارد. فراموش کردن اظهارنامه های مالیاتی تا زمانی که مجبور نباشیم بسیار آسان است، اما ژانویه بسیار سریعتر از آنچه ما اغلب انتظار داریم می آید و شاهد هستیم که بسیاری از ما برای ارسال اظهارنامه عجله داریم.

این عدم آمادگی مناسب گاهی اوقات می‌تواند منجر به مبالغ پرداختی بیشتر از آنچه در ابتدا متوجه شده بود یا حتی در صورت از دست رفتن مهلت، جریمه شود.

بهترین راه حل این است که اظهارنامه مالیاتی خود را در اسرع وقت پس از 6 آوریل آماده کنید. این به شما کمک می کند تا به طور موثر و سریع با آن وظیفه مهم در لیست کارهای خود مقابله کنید. همچنین مبلغی را که باید در ژانویه آینده بپردازید به شما اطلاع می دهد. به این ترتیب، می توانید از هرگونه غافلگیری ناخوشایند جلوگیری کنید و در صورت نیاز زمان بیشتری برای پس انداز پول اضافی داشته باشید.

نحوه مدیریت امور مالی کسب و کارهای کوچک در مواقع نامشخص

از آنچه در سال‌های اخیر با همه‌گیری‌های جهانی، تهاجمات روسیه و رویدادهای دیگر آموخته‌ایم، کسب‌وکارها باید برای موارد غیرمنتظره آماده شوند. عوامل دیگر، مانند نرخ بهره بالاتر، ممکن است راحت تر در افق شناسایی شوند.

با در نظر گرفتن این موضوع، ارزش آن را دارد که برای سناریوهای مختلفی که ممکن است اتفاق بیفتد، وقت بگذارید. آیا تهاجم روسیه در صورت گسترش به مناطق مختلف می تواند بر بازارهای دیگر تأثیر بگذارد؟ آیا نرخ های بالاتر وام مسکن منجر به نکول بیشتر در بخش بانکی می شود؟ چگونه یک انتخابات عمومی زودهنگام می تواند صنعت بریتانیا را تغییر دهد؟

اخیراً، درگیری در خاورمیانه باعث افزایش سرسام آور هزینه های سوخت شده است. اگر کسب و کار شما به سفرهای زیادی، چه با هواپیما یا ماشین بستگی دارد، این پتانسیل را دارد که هزینه های مالی شما را تحت تاثیر قرار دهد. به کسانی که در بخش‌های لجستیک، حمل‌ونقل و بخش‌های مشابه هستند توصیه می‌شود که هر کاری که می‌توانند انجام دهند تا هم برای افزایش قیمت و هم برای مشکلات کمبود آماده شوند.

بررسی کنید که چقدر پول برای احتمالات مختلف پس انداز کرده اید و اگر بدترین اتفاق بیفتد، برنامه های پشتیبان مانند خطوط تجاری جدید در ذهن دارید. چیزی به نام آمادگی بیش از حد وجود ندارد.

به مشاوره نیاز دارید؟

اگر کسب و کار شما به دلیل شرایط اقتصادی فعلی با مشکل مواجه است، می توانیم مشاوره رایگان و بدون تعهد به شما ارائه دهیم. با ما با شماره 0800 975 0380 تماس بگیرید یا ایمیل مشاوره@forbesburton.com

ما به مشکل شما گوش خواهیم داد و سپس راه حلی قابل اجرا پیدا می کنیم که مناسب شما و شرایط شما باشد.