بهره وری ستون فقرات هر تیم موفق است. این که آیا شما یک دفتر کوچک را مدیریت می کنید ، یک تیم از راه دور را مدیریت می کنید یا وظایف را به عنوان یک صاحب مشاغل کوچک مدیریت می کنید ، تجهیزات خودتان با ابزارهای مناسب می تواند دنیای تفاوت ایجاد کند. ابزارهای مناسب به بهینه سازی فرآیندهای کاری ، به حداقل رساندن اتلاف و بهبود کارایی کلی کمک می کنند.
این وبلاگ شما را با 10 ابزار قدرتمند طراحی شده برای بهبود عملکرد دفتر معرفی می کند. از نرم افزار مدیریت پروژه گرفته تا راه حل های همکاری ، این ابزارها می توانند نیازهای سازمانی مختلفی را برآورده کنند.
چرا ابزارهای عملکرد مهم هستند
قبل از شیرجه رفتن به لیست ، بیایید به معنای رو به رشد ابزارهای عملکرد بپردازیم. با کار ترکیبی و از راه دور ، به دست آوردن چسبندگی ، سازماندهی و حفظ ارتباطات واضح بسیار مهم است. مطالعات نشان می دهد که شرکت هایی که از ابزارهای عملکرد استفاده می کنند به طور موثری امتحان می کنند افزایش همکاری ، کاهش سوزاندن کارمندان و عملکرد سریعتردر اینجا نحوه شما و تیم خود می توانید مزایای یکسانی داشته باشید.
1. فضای کاری Google
فضای کاری Google (قبل از G Suite) همه چیز در یک مجموعه از ابزارهای طراحی شده برای تسهیل عملکرد و همکاری است. از تقویم Gmail و Google گرفته تا Google Drive ، اسناد و برگه ها ، این پلتفرم تقریباً هرگونه نیاز به دفتر را در بر می گیرد.
- خصوصیات اساسی:
- همکاری واقعی با اسناد و برگه های Google
- ذخیره سازی بدون ذخیره و اشتراک فایل از طریق Google Drive
- ادغام آسان با ابزارهای شخص ثالث
- چرا عالی است:
ایده آل برای یک محیط مشترک ، فضای کاری Google تضمین می کند که همه اعضای تیم در همان صفحه باقی بمانند.
مشاور: از تقویم Google برای برنامه ریزی جلسات تیم و ادغام ابزارهای مدیریت پروژه حزب سوم برای تراز بدون مشکل استفاده کنید.
2
دیگر به ارتباطات در محل کار نیاز نیست تا از طریق ایمیل به رشته های طولانی اعتماد کنید. Slack ابزاری پیام است که برای همکاری طراحی شده است.
- خصوصیات اساسی:
- ارتباطات سازمان یافته از طریق کانال ها
- به اشتراک گذاری فایل بدون دردسر
- ادغام با سیستم عامل هایی مانند Google Drive ، Trello و Zoom
- چرا عالی است:
Slack کار تیمی را با ارتباطات فوری و ادغام ایجاد می کند که نیاز به تغییر مداوم بین برنامه ها را کاهش می دهد.
مشاور: ایجاد کانال های خاص برای ادارات یا پروژه ها برای کاهش درهم و برهمی اطلاعات.
3. Trello
اگر تیم شما نیاز به ارائه بصری واضح از کارها و فرآیندهای کاری دارد ، Trello یک انتخاب عالی است. با استفاده از یک سیستم مبتنی بر کارت ، Trello به مدیریت مؤثر پروژه ها کمک می کند.
- خصوصیات اساسی:
- مدیریت وظایف کشویی و شروع
- لیست چک های زیرنویس
- برچسب ها ، مهلت ها و پیوست ها
- چرا عالی است:
Trello ردیابی کارها را ساده می کند ، و اطمینان حاصل می کند که هیچ مسئولیتی از طریق ترک ها نمی افتد.
مشاور: از دستگاه های برق در Trello برای ادغام برنامه هایی مانند Slack یا تقویم خود استفاده کنید.
4. افزایش
کنفرانس ویدیویی به یک مؤلفه اساسی ارتباطات تجاری تبدیل شده است. بزرگنمایی تعامل مجازی یکپارچه با تیم ها ، مشتری ها و ذینفعان را امکان پذیر می کند.
- خصوصیات اساسی:
- تماس های ویدئویی و صوتی HD
- اتاق های دستیابی به موفقیت برای بحث های گروهی کمتر
- جلسه ضبط و رونوشت
- چرا عالی است:
قابلیت اطمینان و رابط کاربری آن ، آن را برای تیم های از راه دور یا ترکیبی اجباری می کند.
مشاور: برنامه جلسات تکراری هفتگی از طریق بزرگنمایی برای حفظ دنباله در ارتباطات تیم.
5. ایده
این اصطلاح همه چیز در یک فضای کاری است که ترکیبی از اشغال یادداشت ها ، مدیریت کارها و عملکرد پایگاه داده است. برای تأمین نیازهای فردی یا تیمی سفارشی شده است.
- خصوصیات اساسی:
- الگوهای ردیابی پروژه شخصی
- ادغام با ابزارهایی مانند Google Drive
- ویکی را برای اسناد خانگی از شرکت ایجاد کنید
- چرا عالی است:
انعطاف پذیری آن باعث می شود تیم هایی با نیازهای مختلف سازمانی ایده آل شوند.
مشاور: از الگوهای مفهومی برای سازماندهی سریع پروژه ها یا ایجاد یک دانش دانش برای تجارت خود استفاده کنید.
6. تیم های مایکروسافت
Microsoft Teams یک ابزار همکاری پایدار است که ترکیبی از چت ، کنفرانس ویدیویی و به اشتراک گذاری اسناد است. این امر به ویژه برای شغلی که قبلاً از مایکروسافت 365 استفاده می کند ، مؤثر است.
- خصوصیات اساسی:
- ویرایش اسناد همکاری با برنامه های Microsoft Office
- ادغام با SharePoint و OneDrive
- میزبانی یک جلسه مجازی
- چرا عالی است:
تیم ها یکپارچه ارتباطات محل کار را به برنامه های مایکروسافت که روزانه از آنها استفاده می کنید پیوند می دهند.
مشاور: از رژیم “با هم” در جلسات برای بهبود تعهد در طول اجتماعات مجازی استفاده کنید.
7. Toggl Track
اگر به دنبال بهبود مدیریت زمان هستید ، Toggl Track برای نظارت بر میزان طولانی شدن آنها و بهینه سازی فرآیندهای کاری ایده آل است.
- خصوصیات اساسی:
- ردیابی زمان آسان با یک ویژگی شروع/ترمز ساده
- اطلاعات دقیق در مورد تخصیص زمان
- ادغام با ابزارهایی مانند Trello و Slack
- چرا عالی است:
Toggl Track به شما و تیم خود کمک می کند تا ناکارآمدی را شناسایی کرده و تمرکز را بهبود بخشید.
مشاور: از Toggl برای گزارش های هفتگی استفاده کنید تا بدانید انرژی تیم در کجا مصرف می شود.
8
ارتباطات واضح و حرفه ای می تواند تجارت را تقسیم کند. Grammarly یک ابزار نوشتن AI است که تضمین می کند پیام های شما پخش می شود.
- خصوصیات اساسی:
- تصحیح دستور زبان و املا در زمان واقعی
- پیشنهادهایی برای نوشتن وضوح و بهبود لحن
- ادغام با مرورگرها ، ایمیل و برنامه هایی مانند Google Docs
- چرا عالی است:
گرامری خطاهای ارتباطی را از بین می برد ، اعتماد و حرفه ای را تشویق می کند.
مشاور: از ویژگی ردیاب Tone برای تطبیق ایمیل و پیام با هدف خود استفاده کنید.
9. Hubspot CRM
مدیریت موثر ارتباط با مشتری می تواند تلاش های فروش و بازاریابی را بهینه کند. HubSpot CRM برای این منظور یک بستر رایگان و راحت برای کاربر ارائه می دهد.
- خصوصیات اساسی:
- تماس با و ردیابی معاملات
- قالب ها را از طریق ایمیل ایجاد و ردیابی کنید
- گزارش دقیق از تابلوهای گزارشگری
- چرا عالی است:
HubSpot داده های مشتری را متمرکز کرده و آن را در دسترس قرار می دهد و امکان تعامل هوشمندانه تر با دیدگاه ها را فراهم می کند.
مشاور: از ویژگی ردیابی ایمیل HubSpot برای ارزیابی فرصت های ردیابی مشتری استفاده کنید.
10. تقویم
آیا از پشت جلسات برنامه ریزی خسته شده اید؟ به صورت تقویم با اجازه دادن به دیگران برای رزرو جلسات بر اساس در دسترس بودن شما ، این روند را ساده می کند.
- خصوصیات اساسی:
- ادغام با Google Calendar و Office 365
- یادآوری های خودکار
- مناطق ساحلی
- چرا عالی است:
این ابزار تضمین می کند که جلسات بدون دردسر معمول برنامه ریزی می شود.
مشاور: برای جلوگیری از رزرواسیون پشتی که می تواند منجر به سوزاندن شود ، بین جلسات زمان بافر مصرف کنید.
نحوه انتخاب ابزارهای مناسب
با گزینه های زیادی ، انتخاب ابزارهای مناسب می تواند احساس غیرممکن کند. با ارزیابی نیازهای کسب و کار و شناسایی ناکارآمدی در فرآیندهای کار فعلی خود شروع کنید. ابزارهایی را انتخاب کنید که فرایندهای موجود را تکمیل کنند ، نه آنها را تعمیر کنید.
سؤالاتی برای راهنمایی شما:
- چه مشکلی را برای حل کردن تلاش می کنیم؟
- آیا ابزار با سیستم عامل هایی که قبلاً از آنها استفاده می کنیم؟
- آیا این ابزار می تواند با تجارت ما رشد کند؟
آزمایش با تست های رایگان برای تعیین تناسب قبل از شرکت در راه حل های طولانی مدت.
عملکرد خود را در سطح بعدی انجام دهید
استفاده از ابزارهای مناسب می تواند در نحوه کار تجارت شما متحول شود. از فضای کاری Google گرفته تا همکاری تا Toggl Track برای مدیریت زمان ، این سیستم عامل ها می توانند به شما در صرفه جویی در وقت ، افزایش کارایی و در نهایت تحریک رشد کمک کنند.
با شروع با ابزارهای متناسب با نیازهای خود ، عملکرد دفتر خود را امروز بهبود بخشید. پس از آن کدام یک از این ابزارها را امتحان خواهید کرد؟
