7 اشتباهی که هنگام استخدام از راه دور در چندین کشور مرتکب می شوید (و چگونه مشاوره منابع انسانی برای مشاغل کوچک آنها را برطرف می کند) | Jumpstart HR | برون سپاری و مشاوره کسری منابع انسانی برای کسب و کارهای کوچک و استارت آپ ها | هوش بازار فناوری منابع انسانی

شما به تازگی یک مهندس راک استار را در کالیفرنیا استخدام کرده اید. حسابدار شما در تگزاس زندگی می کند. رهبر شما در موفقیت مشتری آن را از کلرادو درهم شکسته است. دورکاری استخر استعداد شما را باز کرده است، اما همچنین میدان مین انطباق را باز کرده است که احتمالاً انتظار نداشتید ظهور کند.

نکته اینجاست: استخدام از راه دور بین ایالتی فقط «استخدام هر کسی، در هر مکانی» نیست. هر ایالتی که در آن کارمند دارید، قوانین مالیاتی، قوانین کار، الزامات ثبت نام و سیاست های جبران خسارت کارگران خود را دارد. خانم یکی و با جریمه، مالیات یا بدتر از آن، با دعوی قضایی روبرو می شوید که می شد از آن اجتناب کرد.

خبر خوب؟ این خطاها قابل پیش بینی هستند. و قابل تعمیر بیایید نگاهی بیندازیم به هفت بزرگترین تله انطباق که مشاغل کوچک با تیم های راه دور در آن قرار می گیرند و چگونه مشاوره منابع انسانی برای مشاغل کوچک شما را از دردسر دور نگه می دارد

اشتباه شماره 1: طبقه بندی اشتباه کارگران به عنوان پیمانکاران مستقل

شما یک نفر از راه دور را استخدام می کنید. ساعت کاری خود را تعیین می کنند. آنها از لپ تاپ خود استفاده می کنند. یک هنرمند، درست است؟

اجباری نیست.

سازمان امور مالیاتی اهمیتی نمی دهد که شما کسی را چه می نامید، آنها به کنترل رفتار، کنترل مالی و نوع رابطه اهمیت می دهند. اگر شما نحوه، زمان و مکان انجام کار را هدایت کنید، احتمالاً آن شخص یک کارمند است. آنها را اشتباه بگیرید و ممکن است با جریمه های IRS، مطالبات حقوق معوقه و یک دعوی قضایی نامرتب روبرو شوید.

رفع: تست های طبقه بندی کارگران IRS را تا آخر دنبال کنید. پیش نویس قراردادها با محدوده مشخص، مواد قابل تحویل و بندهای مالکیت معنوی. اگر مطمئن نیستید، با یک مشاور منابع انسانی کسب و کار کوچک تماس بگیرید تا تنظیمات شما را قبل از امضای قرارداد بررسی کند. بسیاری از مشتریان ما از بلوک های مشاوره 10 ساعته Jumpstart HR برای دریافت راهنمایی طبقه بندی بدون تعهد به نگهدارنده کامل استفاده می کنند.

اشتباه شماره 2: نادیده گرفتن قوانین کار خاص دولت

بیایید با آن روبرو شویم: رفتار یکسان با همه کارمندان از راه دور وسوسه انگیز است. اما قوانین تعلیق غذا در کالیفرنیا مانند فلوریدا نیست. کلرادو قوانین سخت گیرانه ای برای اضافه کاری دارد. شرایط مرخصی استعلاجی با حقوق در نیویورک با تنسی متفاوت است.

اگر کسب و کار شما در جورجیا است اما فردی را در کالیفرنیا استخدام می کنید، باید استانداردهای کار کالیفرنیا را برای آن کارمند رعایت کنید، حتی اگر دفتر مرکزی شما 2000 مایل دورتر باشد.

یک استارت‌آپ فناوری پس از استخدام کارگران راه دور در سه ایالت بدون تعدیل سیاست‌های خود، این را به سختی آموخت. آنها فقط به دلیل اشتباه در محاسبه اضافه کاری 15000 دلار جریمه شدند.

“شرکت شما نمی تواند انتخاب کند که قوانین کار کدام ایالت اعمال می شود. مکان کارمند می تواند.”

رفع: یک خط مشی ابتدایی دورکاری بسازید، سپس افزونه های خاص کشور را ایجاد کنید. رویه های پیگیری انطباق خود را مستند کنید. و شخصی را تعیین کنید، خواه ناظر داخلی باشد یا یک متخصص منابع انسانی از راه دور، برای نظارت بر تغییرات قانون کار برای هر ایالتی که افراد را در آن استخدام می کنید.

اشتباه شماره 3: نادیده گرفتن دقت مکان کارمند و کسر مالیات

شما فردی را در کلرادو استخدام کردید. عالی است اما سه ماه بعد آنها به اورگان نقل مکان می کنند و به شما نمی گویند. حالا مالیات حقوق شما اشتباه است. بیمه بیکاری دولتی شما اشتباه است. و هنگامی که فصل مالیاتی فرا می رسد، شما تلاش می کنید تا اظهارنامه های اصلاح شده را ارسال کنید.

سوابق نادرست موقعیت مکانی بازپرداخت را به تاخیر می اندازد، جریمه هایی را ایجاد می کند و آشفتگی در انطباق ایجاد می کند که حل آن ماه ها طول می کشد.

رفع: به تیم خود در مورد اینکه چرا مکان دقیق اهمیت دارد آموزش دهید. آن را بخشی از سوار شدن کنید. هنگامی که شخصی نقل مکان می کند، فوراً تاریخ انتقال را دریافت کنید و فوراً لیست حقوق و دستمزد را به روز کنید. اگر قبلاً خطاهایی دارید، با ارائه دهنده حقوق و دستمزد خود برای صدور W-2 های تصحیح شده همکاری کنید.

بسیاری از کسب و کارهای کوچک این کار را به طور کامل برای جلوگیری از سردرد برون سپاری می کنند. متخصصان منابع انسانی از راه دور Jumpstart HR ردیابی مکان، به‌روزرسانی‌های مالیاتی و هماهنگی حقوق و دستمزد را انجام می‌دهند، بنابراین لازم نیست یک شبه در 50 ایالت کارشناس مالیات شوید.

خطای شماره 4: عدم ثبت نام به عنوان یک نهاد خارجی

در اینجا یکی از مواردی است که اکثر بنیانگذاران از آن غافل هستند: اگر در یک ایالت کارمند دارید، ممکن است لازم باشد کسب و کار خود را در آنجا به عنوان یک “نهاد خارجی” ثبت کنید. فنی به نظر می رسد، اما به سادگی به این معنی است که شرکت خارج از ایالت شما در حال انجام تجارت در آن ایالت است.

از این مرحله بگذرید و ممکن است با جریمه های ثبت نام، بازپرداخت هزینه و حتی از دست دادن توانایی دفاع از خود در دادگاه در آن ایالت روبرو شوید.

یک تجارت کوچک بدون ثبت نام دو کارمند را در گرجستان استخدام کرد. هنگامی که آنها یک سال بعد این الزام را کشف کردند، هزینه های ثبت نام، جریمه ها و هزینه های قانونی در مجموع بیش از 12000 دلار بود.

رفع: قبل از اجاره در یک ایالت جدید، شرایط ثبت نهاد خارجی را بررسی کنید. در اکثر ایالت ها، داشتن یک کارمند باعث این امر می شود. فوراً ثبت نام کنید، معمولاً فرآیند آسانی است، اما جریمه هایی برای از دست دادن آن وجود ندارد.

مطمئن نیستید از کجا شروع کنید؟ مشاوره کسب و کار کوچک انسانی می تواند جای پای فعلی شما را بررسی کند و از طرف شما ثبت نام را انجام دهد.

اشتباه شماره 5: پوشش ناکافی غرامت کارگران

شما یک حساب کاری برای ایالت خود دارید. شما تحت پوشش هستید، درست است؟

اگر کارمند از راه دور شما در شرایط دیگری مجروح شده باشد، نه.

اشتغال چند ایالتی به معنای الزامات غرامت کارگران در ایالت های مختلف است. برخی از ایالت ها به سیاست های جداگانه ای برای کارگران خارج از ایالت نیاز دارند. برخی دیگر برای پوشش نیاز به تأییدیه های اضافی دارند. از این موضوع صرف نظر کنید و اگر شخصی در حین کار از خانه در ایالت دیگر مجروح شود، شخصاً مسئول هستید.

یک شرکت فناوری زمانی که یک کارمند آریزونا در دفتر خانه خود مجروح شد و خط مشی شرکت شامل کارگران خارج از ایالت نمی شد، با یک صورتحساب قانونی 20000 دلاری مواجه شد.

رفع: الزامات شایستگی کارگر را در هر ایالتی که در آن کارمند دارید بررسی کنید. با ارائه دهنده بیمه خود کار کنید تا شکاف های موجود در پوشش را برطرف کنید. این الزامات را در خط‌مشی دورکاری خود مستند کنید تا همه بدانند قبل از اینکه شخص جدیدی را وارد هواپیما کنید چه چیزی لازم است.

اشتباه شماره 6: ایجاد سیاست های مبهم بدون رویه های خاص

“کارمندان باید امنیت داده ها را حفظ کنند.”

کارگران از راه دور باید استانداردهای شرکت را رعایت کنند.

اینها منطقی به نظر می رسند. آنها نیز بی فایده هستند.

سیاست‌های نامشخص شکاف‌های انطباق ایجاد می‌کنند زیرا هیچ‌کس دقیقاً نمی‌داند که قرار است چه کاری انجام دهند. تیم شما به رویه‌های واضح و قابل اندازه‌گیری نیاز دارد، به‌ویژه زمانی که در خطوط ایالتی کار می‌کنید که در آن تفاسیر قوانین استخدامی متفاوت است.

رفع: دستورالعمل های عمومی را با رویه های خاص جایگزین کنید. به جای «حفظ امنیت داده‌ها»، بنویسید: «کارکنان باید از نرم‌افزار VPN مورد تأیید شرکت استفاده کنند، احراز هویت دو مرحله‌ای را در تمام دستگاه‌های کاری در عرض ۴۸ ساعت پس از شروع کار از راه دور فعال کنند و آموزش‌های امنیتی ماهانه را کامل کنند.»

این سطح از ویژگی از شما به طور قانونی محافظت می کند و انتظارات را شفاف می کند. برای تهیه پیش نویس خط مشی های منطبق به کمک نیاز دارید؟ این دقیقاً همان کاری است که مشاوره منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک انجام می دهد، تیم ما در Jumpstart HR اصلاحات خط مشی ایالتی را می نویسد که قابل بررسی است.

اشتباه شماره 7: اجازه دادن به حقوق و دستمزد و منابع انسانی برای کار جداگانه

وقتی حقوق و دستمزد و منابع انسانی با یکدیگر صحبت نمی کنند، رعایت بسیاری از ایالت ها به سرعت از بین می رود. مالیات به‌روزرسانی‌های حقوق و دستمزد بدون اطلاع HR از تغییر مکان، کسر می‌شود. HR شخصی را بدون تأیید اینکه وضعیت حقوق و دستمزد تنظیمات صحیحی دارد، وارد می‌کند. نتیجه؟ ناهماهنگی ها، خطاها و خطرات انطباق که با گذشت زمان افزایش می یابد.

رفع: تیم حقوق و دستمزد و HR شما باید هماهنگ کار کنند. ردیابی انطباق را متمرکز کنید. از سیستم هایی استفاده کنید که به طور خودکار داده ها را بین بخش ها همگام می کنند. بهتر از آن، متخصصان محلی یا مشاوران منابع انسانی را بیاورید که نیازهای چندین کشور را درک می کنند و می توانند همه چیز را از یک مکان هماهنگ کنند.

اینجاست که متخصصان منابع انسانی از راه دور اختصاصی Jumpstart HR بزرگترین تفاوت را ایجاد می کنند. ما حقوق و دستمزد و منابع انسانی را به هم متصل می کنیم، ردیابی انطباق را در تمام ایالت های شما مدیریت می کنیم، و هماهنگی را انجام می دهیم تا چیزی از بین نرود.

شما مجبور نیستید به تنهایی این را بفهمید

استخدام از راه دور در ایالت های مختلف نباید زیاد باشد. بله، الزامات انطباق واقعی هستند. اما آنها همچنین قابل پیش بینی هستند: و با سیستم های مناسب قابل مدیریت هستند.

“شرکت‌هایی که با تیم‌های راه دور با موفقیت توسعه می‌یابند، آن‌هایی نیستند که همه کارها را در داخل انجام می‌دهند. آنها کسانی هستند که می‌دانند چه زمانی باید پشتیبانی متخصص را ارائه دهند.”

صرف نظر از اینکه به یک حسابرسی یکباره، کمک برای ثبت نام های دولتی یا مدیریت انطباق مداوم نیاز داشته باشید، مشاوره منابع انسانی کسب و کار کوچک به شما امکان دسترسی به تخصص را بدون سربار بخش منابع انسانی تمام وقت می دهد. در Jumpstart HR، ما راه‌حل‌های انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهیم: از بلوک‌های مشاوره ۱۰ ساعته برای پشتیبانی هدفمند گرفته تا متخصصان اختصاصی منابع انسانی از راه دور که کل ردپای انطباق شما را مدیریت می‌کنند.

شما قبلاً قسمت سخت را انجام داده اید: یک تیم عالی از راه دور ساخته اید. بیایید مطمئن شویم که طرف انطباق به بزرگترین سردرد شما تبدیل نمی شود.

👉 برای پاکسازی انطباق چند کشوری خود آماده اید؟ از Jumpstart HR بازدید کنید تا بیاموزید چگونه به کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها کمک می‌کنیم تا با اطمینان در سراسر خطوط دولتی (بدون استرس رعایت) استخدام کنند.