یافتن فضای اداری راه اندازی | مجله استارتاپ

زمانی که یک استارت آپ شروع به رشد می کند، لحظه عجیبی رخ می دهد.

در ابتدا همه از خانه کار می‌کنند، کافی‌شاپ‌ها، فضاهای کاری مشترک، شاید آپارتمان کوچک کسی با وای‌فای وحشتناک و صندلی‌ای که هر پنج ثانیه جیر جیر می‌زند. احساس تیز و هیجان انگیز است.

سپس ناگهان تیم بزرگ شد.

تماس ها همپوشانی دارند.
مردم به اتاق های هیئت مدیره نیاز دارند.
کسی مدام فراموش می کند که بی صدا کند.
و “روند کار از راه دور” شما بی سر و صدا به هرج و مرج تبدیل می شود.

معمولاً زمانی است که بنیانگذاران به طور جدی در مورد فضای اداری فکر می کنند.

و صادقانه بگویم، پیدا کردن دفتر مناسب برای یک استارتاپ سخت تر از آن چیزی است که به نظر می رسد. زیرا شما فقط یک ساختمان را انتخاب نمی کنید. شما انتخاب می کنید که تیم خود چگونه کار کند، رشد کند، همکاری کند، و گاهی اوقات در طول راه اندازی محصول استرس زا با هم زنده بمانند.

پول هم دخیل است. مقدار زیادی از آن.

بنابراین قبل از اینکه اولین اجاره نامه درخشانی را که می بینید امضا کنید، کمی کاهش سرعت سود دارد.

دریابید که واقعاً به چه چیزی نیاز دارید

استارت‌آپ‌ها اغلب نیازهای اداری را در همان ابتدا بیش از حد برآورد می‌کنند.

بنیان‌گذاران رشد سریع، تیم‌های غول‌پیکر و فضاهای مدرن با تابلوهای نئونی روی دیوار را تصور می‌کنند که عبارت‌هایی مانند «HUSTLE HARDER» (لطفاً نکنید).

اما انعطاف پذیری مهمتر از ظاهر اول است.

ابتدا سوالات تمرینی بپرسید:

• واقعاً چند نفر باید در دفتر حضور داشته باشند؟
• آیا شما هیبریدی هستید یا کاملا شخصی؟
• آیا کارمندان به مناطق تمرکز آرام نیاز دارند؟
• هر چند وقت یک بار به مشتریان مراجعه می کنند؟
• آیا محل ملاقات مهم است؟
• آیا تیم به سرعت از این فضا پیشی خواهد گرفت؟

یک استارت‌آپ 20 نفره لزوماً به یک فضای اداری بزرگ نیاز ندارد فقط به این دلیل که امیدوار است در سال آینده به طور تهاجمی استخدام کند.

فضای اداری استارت‌آپ می‌تواند به یک عقب ماندگی مالی تبدیل شود، اگر خیلی زود مقیاس کنید.

فضاهای کاری همه چیز را تغییر داده است

ده سال پیش، استارت آپ ها عمدتاً دو گزینه داشتند:

• اجاره نامه های گران قیمت
• یا کار کردن از گاراژ کسی اساسا

فضاهای کار مشترک اکنون این موقعیت میانی را پر کرده است. و برای بسیاری از استارت آپ ها منطقی هستند زیرا ارائه می دهند:

• قراردادهای انعطاف پذیر
• امکانات مشترک
• فرصت های شبکه
• هزینه های اولیه کمتر
• زیرساخت های آماده برای استفاده

برای شرکت های در مراحل اولیه، اجتناب از اجاره نامه های تجاری طولانی مدت می تواند بسیار بزرگ باشد. به خصوص زمانی که رشد یک استارتاپ غیرقابل پیش بینی باشد. یک ماه سریع اجاره می دهید. ماه بعد، سرمایه گذاران ناگهان در مورد “کارایی مسیر” صحبت کردند و همه شروع به کمی عرق کردن کردند. کار مشترک فضایی برای نفس کشیدن می دهد.

مکان هنوز مهم است

حتی در عصر کار از راه دور، جایی که دفتر شما در آن قرار دارد می تواند بر موارد زیر تأثیر بگذارد:

• استخدام
• رضایت از رفت و آمد
• درک مشتری
• فرصت های شبکه
• فرهنگ

برخی استارت آپ ها از نزدیک بودن به اکوسیستم های صنعتی سود زیادی می برند.

استارت‌آپ‌های فناوری در نزدیکی مراکز نوآوری اغلب به‌طور طبیعی و تنها از طریق نزدیکی، ارتباط برقرار می‌کنند. مشارکت، استخدام، ملاقات با سرمایه گذاران، گفتگوهای تصادفی در کافی شاپ ها… همه اینها در طول زمان اضافه می شوند. اما مکان های مرکزی گران قیمت نیز دیگر همیشه ضروری نیستند.

گاهی اوقات یک منطقه کمی کمتر مد روز با:

• پارکینگ راحت تر
• اجاره کمتر
• فضای بزرگتر
• حمل و نقل عمومی بهتر

… یک تجربه کلی بهتر برای کارمندان ایجاد می کند. هیچکس حسرت گذراندن 90 دقیقه بدبختی را برای رفت و آمد در هر روز ندارد.

طراحی آفیس را نادیده نگیرید

این قسمت تا زمانی که فضای کاری با طراحی ضعیف را تجربه نکنید سطحی به نظر می رسد.

نور ضعیف، چیدمان های پر سر و صدا و تنظیمات نامناسب، بی سر و صدا بهره وری را از بین می برند.

فضای اداری استارتاپ شما به میزهای پینگ پنگ یا زمین های سرپوشیده یا هر یک از این کلیشه های استارتاپی نیاز ندارد.

اما باید از روش کار تیم شما حمایت کند.

برخی از موارد مهمی که استارت آپ ها از آن غافل می شوند:

• نور طبیعی
• حریم خصوصی صوتی
• کیفیت هوا
• مبلمان ارگونومیک
• در دسترس بودن اتاق جلسه
• قابلیت اطمینان اینترنت

به خصوص قابلیت اطمینان اینترنت.

هیچ چیز سریع‌تر از همه افراد که با تلفن تماس می‌گیرند، روحیه را از بین نمی‌برد، زیرا شبکه اداری در طی تماس سرمایه‌گذار دوباره از کار افتاد.

شرایط اجاره مهمتر از اجاره است

یک دفتر ارزان می تواند گران شود اگر شرایط اجاره وحشتناک باشد.

استارت‌آپ‌ها باید به موارد زیر توجه زیادی داشته باشند:

• مدت اجاره
• بندهای فسخ
• اجاره بها افزایش می یابد
• مسئولیت تجهیزات
• تعهدات نگهداری
• انعطاف پذیری گسترش

اجاره تجاری با اجاره مسکن بسیار متفاوت است. آنها همچنین اغلب به شدت مورد مذاکره قرار می گیرند.

و بسیاری از بنیانگذاران خیلی سریع قراردادها را امضا می کنند زیرا آنها هیجان زده هستند که “در نهایت یک دفتر داشته باشند.” این هیجان به سرعت از بین می رود اگر در حین کوچک سازی در دام اجاره نامه پنج ساله قرار بگیرید.

البته وکلا از قبل هزینه دارند. اما اجاره بد بعداً هزینه بسیار بیشتری دارد.

کار ترکیبی اولویت های اداری را تغییر داده است

بسیاری از استارت آپ ها دیگر نیازی به میز دائمی برای هر کارمند ندارند. این امر برنامه ریزی دفتر را به کلی تغییر داده است.

اکنون شرکت ها اولویت بندی می کنند:

• زمینه های همکاری
• صندلی انعطاف پذیر
• فضاهای ملاقات
• حوزه های اجتماعی
• تنظیمات داغ

دفتر کمتر در مورد “محل انجام کار” و بیشتر در مورد:

• فرهنگ
• کار تیمی
• خلاقیت
• اتصال

این در واقع از بسیاری جهات سالم تر است.

اجبار مردم برای ورود به دفاتر فقط برای نشستن در سکوت در تماس‌های زوم در تمام طول روز هیچ‌وقت منطقی نبود.

بودجه برای هزینه های پنهان

اجاره تنها بخشی از هزینه است.

استارت‌آپ‌ها مرتباً دست کم می‌گیرند:

• آب و برق
• اینترنت
• تمیز کردن
• امنیت
• مبلمان
• بیمه
• مبلمان
• تعمیر و نگهداری
• لوازم اداری
• پارکینگ

این هزینه ها به سرعت جمع می شوند.

حتی جزییات کوچک در نهایت اهمیت دارد. فقط دستگاه های قهوه ساز به نوعی تبدیل به سیاهچاله های مالی در برخی دفاتر می شوند.

و هنگامی که تیم ها به پاداش های خاص عادت کردند، حذف آنها بعداً ناخوشایند می شود.

چرا بیمه به موقع مهم است

این بخشی است که بنیانگذاران گاهی اوقات از آن غافل می شوند زیرا احساس کسل کننده می کند.

تا زمانی که مشکلی پیش بیاید.

فضاهای اداری دارای خطراتی هستند:

• سرقت
• آتش
• آسیب آب
• وندالیسم
• آسیب تجهیزات
• ادعاهای مسئولیت

و استارت آپ ها به شدت به فناوری گران قیمت متکی هستند. لپ تاپ، سرور، مانیتور، تجهیزات شبکه… تعویض ناگهانی همه اینها می تواند از نظر مالی وحشیانه باشد.

به همین دلیل است که دریافت بیمه نامه اموال تجاری مناسب از ابتدا مهم است.

پوشش خوب به محافظت کمک می کند:

• محتوای اداری
• تجهیزات تجاری
• اماکن فیزیکی
• توضیحات
• اختلال در عملیات

برخی از مالکان نیز قبل از نهایی شدن اجاره نامه به پوشش بیمه ای خاصی نیاز دارند.

نکته مهم این است که مطمئن شوید که پوشش واقعاً خطرات تجاری شما را برآورده می کند. یک استارت‌آپ کوچک مشاوره و یک شرکت سخت‌افزاری که تجهیزات گران قیمت را ذخیره می‌کند، سطوح کاملاً متفاوتی از قرار گرفتن در معرض دید دارند.

و صادقانه بگویم، بسیاری از بنیانگذاران تا زمانی که مجبور به ارائه ادعایی نشوند، متوجه وجود حفره ها نمی شوند.

در مورد رشد آینده با دقت فکر کنید

هر استارتاپی رویای افزایش سریع مقیاس را دارد.

اما برنامه ریزی فضای اداری استارتاپ باید بین خوش بینی و واقع گرایی تعادل برقرار کند.

یک دفتر راه اندازی خوب معمولاً این امکان را می دهد:

• مقداری پسوند
• انعطاف پذیری چیدمان
• زیرساخت های مقیاس پذیر
• صندلی تطبیقی

بدون قفل کردن شرکت در تعهدات طولانی مدت.

رشد به ندرت در خطوط مستقیم کامل اتفاق می افتد.

گاهی اوقات استارت آپ ها به سرعت دو برابر می شوند.
گاهی اوقات یک توقف استخدام به طور غیرمنتظره ای اتفاق می افتد.
گاهی اوقات دورکاری به طور طبیعی گسترش می یابد.

انعطاف پذیری مهم تر از تلاش برای پیش بینی کامل آینده است.

فرهنگ در فضاهای فیزیکی نیز اتفاق می افتد

مردم تا چه اندازه ادارات بر فرهنگ تأثیر می گذارند، دست کم می گیرند.

محیط شکل می گیرد:

• ارتباط
• همکاری
• اخلاق
• انرژی
• روابط

یک دفتر متفکر می تواند باعث شود تیم ها احساس ارتباط کنند.
یک دفتر بد به راحتی می تواند هر روز ناامیدی ایجاد کند.

حتی چیزهای کوچک مهم هستند:

• آیا مردم می توانند تمرکز کنند
• آیا جلسات دائماً کار را قطع می کنند
• آیا فضا احساس خوشایندی می کند
• آیا کارمندان واقعاً می خواهند آنجا باشند

زیرا هیچ مقدار از برندسازی استارتاپی نمی تواند دفتری را جبران کند که همه پنهانی از آن متنفرند.

افکار نهایی

پیدا کردن فضای اداری برای استارت آپ شما یک تصمیم ساده برای ملک نیست.

این یک تصمیم استراتژیک تجاری است.

یک دفتر مناسب باید پشتیبانی کند:

• بهره وری
• همکاری
• انعطاف پذیری
• پایداری مالی
• فرهنگ شرکت

بدون تخلیه منابع غیر ضروری

و در حالی که فضاهای پر زرق و برق ممکن است در رسانه های اجتماعی چشمگیر به نظر برسند، اکثر استارتاپ های موفق بیشتر از محیط های عملی و سازگار بهره می برند که در واقع با روش کار تیمشان مطابقت دارد.

در صورت لزوم ساده شروع کنید.
در صورت امکان انعطاف پذیر باشید.
شرایط اجاره را با دقت بخوانید.
و از حمایت های مهمی مانند بیمه صرفاً به این دلیل که کمتر از طراحی دفتر هیجان انگیز هستند، چشم پوشی نکنید.

زیرا بهترین فضای اداری استارتاپی معمولاً شیک ترین نیست.

این همان چیزی است که به رشد کسب و کار کمک می کند بدون اینکه بعداً مشکلی ایجاد کند.