“آنچه جهان واقعاً به آن احتیاج دارد عشق و اسناد کمتری است” ~ مروارید بیلی
البته مروارید بیلی درست بود. اما دولت آن را اینگونه نمی بیند. سازمان های مختلف دولتی برای حفظ سوابق الزامات متفاوتی دارند. و علاوه بر این ، الزامات قانونی و مالی برای نگهداری سوابق برای تجارت شما ، به جز قوانین دولت وجود دارد. در اینجا دایره ای از برخی از سوابق مورد نیاز برای ذخیره و برای مدت طولانی است. (این یک به روزرسانی از یک وبلاگ بزرگتر است تا الزامات جدید برای نگه داشتن سوابق را در نظر بگیرید.)
سوابق شرکت
به عنوان یک تجارت ، شما باید تعدادی سوابق قانونی و مالی را ذخیره کنید. اینها شامل:
- امضای شرکت برای ورود یا مسئولیت محدود کشور شما: نگه داشتن
- توسط دقایقی و شرکتی: دائماً ادامه دهید.
- مجوز و مجوزها: دائماً ادامه دهید.
- قراردادها: حداقل 7 سال نگه دارید.
- اجاره: حداقل 6 سال نگه دارید.
- علائم تجاری ، حق چاپ و حق ثبت اختراع صادر شده توسط دولت فدرال: دائماً ادامه دهید.
- صورتهای مالی سالانه (P&L ، تعادل): دائماً ادامه دهید.
- خرید املاک و مستغلات (موارد) و لیزینگ ها: دائماً ادامه دهید.
دوره حفظ سایر سوابق تجاری – سوابق مشتری ، سفارشات خرید ، سوابق موجودی ، سوابق هزینه – باید تا زمانی که فکر می کنید برای تجارت شما مفید هستند ذخیره شود. به طور کلی توصیه می شود حداقل 7 سال این سوابق را ذخیره کنید. البته با اسکن اسناد کاغذی و ذخیره آنها و سایر پرونده های آنلاین در ابر ، ذخیره این و سایر سوابق برای یک زمان نامحدود آسان است.
سوابق مربوط به خرید دارایی های ثابت نیز باید برای گزارش مالیاتی (از جمله ارقام استهلاک) ، برنامه حسابداری و نگهداری ترازنامه حفظ شود. احتمالاً عاقلانه است که این سوابق را به طور مداوم نگه دارید.
IRS
IRS برای نگه داشتن سوابق برای اهداف مختلف ، الزامات خاصی دارد. صرفه جویی در نسخه های اعلامیه مالیات بر درآمد فدرال به علاوه اسناد پشتیبانی به مدت 3 سال (6 سال ، اگر بیش از 25 ٪ از درآمد ناخالص از دست رفته باشد). این در مورد:
- فرم 1040
- فرم 1065
- فرم 1120
- فرم 1120s
توجه: بسیار توصیه می شود که یک نسخه از بازگشت و اثبات ارسال را برای همیشه نگه دارید ، زیرا در صورت عدم بازگشت ، یک دوره حسابرسی نامحدود وجود دارد و ممکن است دولت ببیند که شما ثبت نام کرده اید. این برای من اتفاق افتاد: اطلاع رسانی به غیر giving 9 سال بعد بازگشت ، اما من شواهدی مبنی بر ارسال داشتم و این سؤال بلافاصله رد شد.
صرفه جویی در نسخه های اظهارنامه مالیاتی اشتغال فدرال ، به علاوه اسناد پشتیبانی (به عنوان مثال برگه زمان) برای حداقل 4 سال پس از تاریخ در نظر گرفته شده اعلامیه برای دوره ای که سودآوری به آن اشاره می کند (کارشناسان مالیاتی 7 سال را پیشنهاد می کنند). این در مورد:
- فرم 941
- فرم 942
- فرم 944
- فرم 945
نسخه های اعلامیه های اطلاعاتی را که توسط شرکت خود صادر شده است ، از جمله:
- فرم 1099-misc
- فرم 1099-nec
- فرم 1099-R
سایر فرم های IRS برای برنامه های بازنشستگی واجد شرایط در زیر DOL بحث شده است.
دله
وزارت کار نیازهای خاص خود را برای حفظ سوابق دارد.
برنامه های بازنشستگی و مزایای کارمندان. حفظ نسخه های فرم های مزایای کارمندان و برنامه بازنشستگی ، به علاوه سوابق پشتیبانی به مدت 6 سال. این در مورد:
- فرم 5500
- فرم 5500-SF
- فرم 5500-ez
سوابق ایمنی. OSHA پس از پایان سال تقویم هنگامی که سوابق را پوشش می دهد ، به مدت 5 سال پس از پایان سال تقویم ذخیره می شود. این در مورد:
- OSHA 300 log
- فرم های گزارش OSHA 301
حداقل دستمزد و هزینه اضافه کاری را پرداخت کنید. قانون استانداردهای منصفانه برای کار (FSLA) ، که قوانین مربوط به حداقل دستمزد و اضافه کاری را تنظیم می کند ، به هر کارفرمایی نیاز دارد که بدون داشتن کارمند ، سوابق را تحت پوشش خود نگه دارد. سوابق باید حداقل برای 3 سال ذخیره شوند. این سوابق شامل حقوق ، توافق های جمعی برای مذاکره ، فروش و خرید است. سوابق مبتنی بر حقوق و دستمزد باید به مدت 2 سال ذخیره شود (به عنوان مثال کارت های زمانی و بلیط های شغلی ، جداول نرخ پرداخت ، برنامه های شغلی و برنامه های زمانی و پرداخت به یا کسر. فرم خاصی برای انجام این کار وجود ندارد. فقط مطمئن باشید که سوابق شامل:
- نام کامل یک کارمند و شماره تأمین اجتماعی ؛
- آدرس ، از جمله کد پستی ؛
- تاریخ تولد ، اگر جوان تر از 19 باشد ؛
- رابطه جنسی و حرفه ؛
- زمان و روز هفته که هفته کار کارمند آغاز می شود.
- ساعت ها هر روز کار می کردند و کل ساعت ها هر هفته کار می کردند.
- مبنایی که حقوق کارمندان در آن پرداخت می شود.
- نرخ پرداخت منظم ساعتی ؛
- سود عمومی روزانه یا هفتگی در دوره مناسب ؛
- کل سود اضافه کاری برای هفته کار ؛
- تمام موارد اضافی یا کسر حقوق کارمندان ؛
- حقوق عمومی در هر دوره پرداخت پرداخت می شود.
- تاریخ پرداخت و مدت پرداخت تحت پوشش پرداخت.
قوانین ثبت نام دولتی
با اداره درآمد/دارایی/امور مالی دولت و وزارت کار خود مشورت کنید تا یاد بگیرید که چه سوابق لازم را برای ذخیره و برای چه مدت دارید. به عنوان مثال ، کالیفرنیایی کارفرمایان را ملزم به نظارت بر کلیه موارد مثبت COVID و نگه داشتن این سوابق به مدت 2 سال می کند. این تعهد تا 3 فوریه 2026 لازم است.
استراتژی های ضبط
اسناد به معنای کاغذ فیزیکی نیست که می توانید در دست خود داشته باشید. سوابق شما می تواند کاملاً یا جزئی الکترونیکی باشد. سوابق الکترونیکی را می توان با اسکن اسناد کاغذ ایجاد کرد یا می تواند خلاقیت های آنلاین سوابق لازم باشد. هرکسی که تصمیم بگیرد سوابق را حفظ کند ، مطمئن باشید که:
- یکپارچگی سوابق حفظ می شود. در صورت تغییر سوابق ، آنها الزامات مربوط به نگهداری سوابق را برآورده نمی کنند.
- سوابق استخراج می شوند. آژانس های دولتی ممکن است بخواهند سوابق شما را ببینند و دسترسی آسان به آنها می تواند غم و اندوه زیادی را برای شما نجات دهد.
- سوابق پشتیبانی می شوند. برای بهترین محافظت ، نسخه ها را در ابر نگه دارید.
قطعی
برای تقلید کنی راجرز: بدانید چه موقع آنها را نگه دارید ، بدانید که چه موقع آنها را پرتاب کنید! حتماً سوابق سوابق خود را مرور کرده و یک سیستم ثبت رکورد ایجاد کنید که برای شما بهتر باشد.
برای دیدگاه دیگر در مورد نگه داشتن سوابق برای تجارت خود ، ببینید این لیست وبلاگحرف
