وقتی به مدیریت یک تجارت موفق فکر می کنید ، برنامه ریزی ممکن است در لیست اولویت های شما زیاد نباشد. این یک اشتباه است زیرا این یک قطعه اصلی از معمای است که می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.
یک برنامه سازنده چاه تضمین می کند که همه چیز صاف است ، در حالی که برنامه ریزی ضعیف می تواند منجر به آبشار مشکلات شود ، از فرصت های از دست رفته گرفته تا کارمندان ناامید ، گردش مالی بالا و درآمد از دست رفته.
خبر خوب؟
این مشکلات برنامه ریزی اغلب از آنچه فکر می کنید حل می شود. با چند تنظیم کوچک ، می توانید ضمن صرفه جویی در وقت و هزینه خود در تجارت ، عملکرد و اخلاق تیم خود را به شدت بهبود بخشید.
در اینجا هشت اشتباه برنامه ریزی مشترک وجود دارد که می تواند بیش از آنچه شما متوجه شده اید – و برخی از روش های عملی برای اصلاح آنها هزینه کنند.
1. بیش از برنامه ریزی کارکنان
به راحتی می توان فرض کرد که انتصاب ساعات بیشتر منجر به نتایج بهتر خواهد شد ، اما برنامه ریزی بیش از حد برای کارمندان می تواند باعث خم شدن سریع شود. فشار دائماً فشار بیش از حد تیم شما منجر به خستگی ، کاهش اخلاق و در نهایت گردش مالی بالاتر می شود. کارمندان سوخته کمتر مولد هستند و احتمالاً اشتباه می کنند و این بر کیفیت کار و رضایت مشتری تأثیر می گذارد.
نحوه رفع آن:
این همه در مورد تعادل است. با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی که به شما امکان می دهد تغییرات را به طور مساوی به تیم خود توزیع کنید و ترجیحات و در دسترس بودن کارمندان را در نظر بگیرید. این کار از سوزاندن جلوگیری می کند ، کارمندان را خوشحال تر می کند و عملکرد آنها را بهبود می بخشد.
2. تحت برنامه ریزی در ساعات اوج
تعداد کمی از موارد به تجارت شما بیش از یک کمبود آسیب می رسانند وقتی که تقاضا بالاترین است. این که آیا این یک فروشگاه خرده فروشی بعد از ظهر شنبه است یا یک تیم خدمات مشتری در زمان تماس اوج تماس ، و افراد کافی در دست ایجاد هرج و مرج نیستند. مشتریان ناامید می شوند ، کارمندان بیش از حد کار می شوند و سپس اشتباهاتی رخ می دهد.
نحوه رفع آن:
داده های تاریخی را برای شناسایی مدل ها در ساعات بارگذاری شده خود مشاهده کنید. هنگامی که می دانید زمان اوج شما چه زمانی است ، سطح کارکنان را بر این اساس تنظیم کنید تا مطمئن شوید که هرگز هشدار نداده اید. شما همچنین می توانید با کارکنان سایت در پایگاه ، به طور منظم در پایگاه تماس بگیرید تا وقتی بیشترین تقاضا را تجربه می کنند ، ایده ای کسب کنید.
3. برای ترجیحات کارمندان گزارش نشده است
تغییر برنامه ریزی ، بدون در نظر گرفتن ترجیحات کارمندان ، ممکن است در کوتاه مدت مؤثر به نظر برسد ، اما این می تواند منجر به مشکلات در این راه شود. کارمندانی که فکر می کنند زندگی شخصی آنها نادیده گرفته می شود یا دست کم گرفته می شود ، مستثنی خواهند شد. نتیجه؟ غیبت های بالاتر و گردش مالی. از آنجا که HR نقش خود را در محیط کار مدرن تجدید نظر می کند ، اولویت بندی انعطاف پذیری و چاه برای حفظ و رضایت کارمندان بسیار مهم است.
نحوه رفع آن:
انعطاف پذیری را در فرآیند برنامه ریزی ایجاد کنید. از ابزارهای برنامه ریزی استفاده کنید که به کارکنان امکان می دهد در دسترس بودن یا ایجاد تغییر باشد. ارتباطات باز نیز در اینجا نقش بزرگی ایفا می کند – به کارمندان خود اطلاع دهید که نیازهای آنها را برای تشویق وفاداری و رضایت از کار در نظر می گیرید.
4. نتوانست مناطق زمانی را گزارش دهد
برای مشاغل دارای تیم های جهانی یا از راه دور ، نادیده گرفتن تفاوت در منطقه زمانی یک اشتباه برنامه ریزی آسان است. با این حال ، این می تواند منجر به جلسات از دست رفته ، مهلت های پروژه نادرست و سردرگمی در بین اعضای تیم شود. شهرداری های منطقه زمانی اغلب منجر به ارتباط ضعیف ، تأخیر در عملیات کلیدی تجاری و منجر به سردرگمی می شوند.
نحوه رفع آن:
از سیستم عامل های برنامه ریزی استفاده کنید که به طور خودکار برای مناطق مختلف زمانی تنظیم شده و یک تقویم یکپارچه برای کل تیم فراهم می کند. برای جلوگیری از برنامه ریزی درگیری ها و مهلت های از دست رفته ، اطمینان حاصل کنید که در ساعات کار همه افراد دید روشنی وجود دارد.
5. تغییرات در آخرین لحظه
تنظیم مداوم برنامه های آخرین زمان برای همه ناامید کننده است. این باعث می شود تا کارمندان شما برای تنظیم مجدد برنامه های خود ، که می تواند منجر به شیفت های از دست رفته یا اخلاق کم شود ، رول کنند. تغییرات مکرر همچنین باعث می شود که تیم ها تولید و متمرکز باشند.
نحوه رفع آن:
یک سیاست برنامه ریزی روشن را تدوین کنید که تشریح می کند تا چه اندازه یک برنامه منتشر خواهد شد و تحت چه شرایطی تغییرات ایجاد می شود. تمام تنظیمات لازم را بلافاصله گزارش دهید و به کارمندان کافی فرصت دهید تا مطابق آن برنامه ریزی کنند. با ارائه قوام ، گردش کار بالاتری ایجاد می کنید و استرس تیم خود را کاهش می دهید.
6. نادیده گرفتن قوانین اضافه کاری
برنامه ریزی بیش از حد ساعاتی بدون نظارت بر اضافه کاری مناسب می تواند هزینه کسب و کار شما را به روش های بیشتری از یک مورد داشته باشد. نه تنها می تواند هزینه های کار شما را باد کند ، بلکه می تواند منجر به کارمندان بیش از حد و خسته شود. مهمتر از آن ، غفلت از قوانین کار در رابطه با اضافه کاری می تواند منجر به مشکلات حقوقی در این راه شود.
نحوه رفع آن:
در بالای ساعت کارکنان خود با استفاده از ابزارهای برنامه ریزی خودکار که به شما هشدار می دهد وقتی شخصی به اضافه کاری نزدیک می شود ، بمانید. این به شما کمک می کند تا هزینه ها را کنترل کنید و اطمینان حاصل کنید که بارها قابل کنترل هستند. اگر اضافه کاری اجتناب ناپذیر است ، در نحوه توزیع آن برای جلوگیری از اضافه بار هر یک از اعضای تیم خاص ، استراتژیک باشید.
7. با تکیه بر برنامه ریزی دستی
اگر هنوز برنامه تیم خود را مدیریت می کنید ، احتمالاً زمان بیشتری را برای انجام کاری که مستعد خطاها باشد ، می گذرانید. برنامه ریزی دستی می تواند منجر به ازدحام بیش از حد ، کمبود یا شارژ مضاعف شود که همه آنها گران و ناکارآمد هستند.
نحوه رفع آن:
نرم افزار برنامه ریزی خودکار بهترین دوست شما در اینجا است. با کمک به شما در هنگام صرفه جویی در وقت با ارزش ، کل فرایند را بهینه می کند. با استفاده از ابزارهای مناسب ، حتی می توانید نیازهای کارکنان را بر اساس روندهای گذشته پیش بینی کنید ، و اطمینان حاصل کنید که همیشه تحت پوشش قرار می گیرید.
8. هیچ زمان برنامه ریزی برای مطالعه کارمندان
یک برنامه بسته بندی شده ممکن است فضای کمی برای توسعه باقی بماند ، اما غفلت از زمان آموزش کارمندان یک اشتباه طولانی مدت است. عدم آموزش دائمی نه تنها رشد تیم شما را محدود می کند بلکه می تواند از توانایی کسب و کار شما در رقابت و نوآوری جلوگیری کند.
نحوه رفع آن:
با برنامه ریزی سمینارها و آموزش هایی که بازدید از آنها آسان است ، آموزش را در اولویت قرار دهید و زمان و مکان های مشخصی را مشخص کنید. این که آیا مطالعه ابزارهای جدید ، طراوت و یا در اجاره های جدید است ، تسهیل کارکنان برای ورود به برنامه خود با افزایش بهره وری و تعامل آنها پرداخت می شود.
خطاها را در یک برنامه حذف کنید تا تجارت خود را تغییر دهید
برنامه ریزی مؤثر چیزی بیش از این نیست که افراد را به شکاف های زمان متناسب کند. این در مورد نیازهای تیم شما با خواسته های کسب و کار شماست.
با جلوگیری از این خطاهای برنامه ریزی مشترک ، می توانید عملیات محکم تر ، کارمندان باهوش تر و یک محیط کار تولیدی تر را ارائه دهید. اصلاحات واضح است ، اما تأثیر بر تجارت شما می تواند تحول آور باشد.
یک قدم عقب بردارید و شیوه های برنامه ریزی فعلی خود را مرور کنید. با چند تغییر ساده ، می توانید استرس غیر ضروری را از بین ببرید ، در وقت ارزشمند صرفه جویی کنید و مرتبه پایین خود را بهبود بخشید.
