ایمیل های حرفه ای یک مهارت اصلی برای متخصصان مشاغل ، کارآفرینان و دانشجویان است. یک ایمیل خوب نوشته شده می تواند به شما در تعیین قابلیت اطمینان ، انتقال پیام خود و دستیابی به نتیجه مورد نظر کمک کند-خواه این یک معامله باشد ، برنامه ریزی جلسه یا درخواست اطلاعات. آگاهی از اصول اولیه یک چیز است ، اما تسلط بر یک برچسب ایمیل حرفه ای را می توان به ارتباطات شما تقسیم کرد.
این وبلاگ پنج نکته عملی را برای بهبود ایمیل های حرفه ای شما در بر می گیرد ، و اطمینان حاصل می کند که آنها یک برداشت ماندگار را ترک می کنند. از ساختار ایمیل خود گرفته تا پالایش لحن ، ما همه چیزهایی را که برای نوشتن ایمیل های واضح ، کوتاه و تأثیرگذاری نیاز دارید ، داریم.
چرا نوشتن ایمیل های حرفه ای مهم است
ایمیل ها اغلب اولین نقطه تماس در بسیاری از تنظیمات حرفه ای هستند که باعث می شود آنها فرصتی برای ایجاد یک برداشت اول قوی باشند. یک ایمیل ضعیف نوشته شده می تواند منجر به سوء تفاهم ، پاسخ های تأخیر یا حتی درک منفی از صلاحیت شما شود. از طرف دیگر ، یک ایمیل صیقلی حرفه ای ، توجه به جزئیات و احترام به زمان گیرنده را منتقل می کند.
این که آیا شما یک ایمیل به یک مشتری بالقوه ، استاد یا همکار خود ارسال می کنید ، پایبندی به برچسب ایمیل مناسب بسیار مهم است. حال ، بیایید پنج نکته را که باعث بهبود کیفیت پیام های شما می شود ، مطالعه کنیم.
1 با یک خط با مضمون روشن شروع کنید
موضوع اولین چیزی است که گیرنده شما می بیند و تعیین می کند که ایمیل شما باز می شود یا خیر. یک خط مضمون بسیار یا خیلی طولانی می تواند منتقل شود ، به خصوص برای متخصصان مشغول که هر روز ده ها ایمیل (اگر صدها نفر) دریافت کنند.
بهترین روشها برای خطوط مضمون
- خاص و کوتاه باشید: هدف اصلی ایمیل خود را با هرچه بیشتر کلمات خلاصه کنید.
نمونه: به جای “قرار ملاقات” ، “درخواست یک جلسه استراتژی Q3 – چهارشنبه” را امتحان کنید.
- از یک زبان اکشن استفاده کنید در صورت لزوم برای تأکید بر فوریت یا ارتباط.
نمونه: “بررسی های مورد نیاز برای پیشنهاد بازاریابی تا 10 اکتبر”
- از ClickBait یا تن های خیلی بی احتیاطی که حرفه ای بودن را تضعیف می کند ، خودداری کنید.
با یک خط موضوعی مؤثر ، ایمیل شما در حال حاضر در حال شروع قوی است.
2 با یک تبریک صیقلی باز کنید
افتتاح لحن برای کل ایمیل شما را تنظیم می کند. یک تبریک مودبانه و حرفه ای ضمن نشان دادن احترام ، ارتباطی ایجاد می کند. بسته به متن ، می توانید سطح تشریفات را در تبریک خود تنظیم کنید.
نمونه هایی از سلام های حرفه ای
- موارد رسمی یا هنگامی که برای اولین بار به کسی روی می آورید:
“آقای عزیز جانسون ،” یا “استاد عزیز اسمیت ،”
- نیمه شکل اما هنوز هم حرفه ای:
“سلام ، تیم ،” یا “سلام الکس”
هنگامی که از عنوان یا جنسیت گیرنده مطمئن نیستید ، از گرفتن و فقط با نام کامل آنها خودداری کنید (به عنوان مثال. تیلور مورگان عزیز ،). علاوه بر این ، از تبریک های عمومی بیش از حد استفاده شده مانند خودداری کنید “چه کسی ممکن است نگران باشد” مگر اینکه کاملاً لازم باشد.
3 ایمیل خواندن خود را ساختار دهید
خواندن یک ایمیل به خوبی آسانتر است و احتمال دریافت پاسخ سریع را افزایش می دهد. برای اطمینان از وضوح یک ساختار اساسی را دنبال کنید:
ا. مقدمه
با یک جمله باز کنید که توضیح می دهید چه کسی هستید (اگر گیرنده دیگر نمی داند) و هدف از ایمیل.
مثال:
“نام من راشل لی است و من مدیر بازاریابی شرکت Bright Future هستم. من در مورد فرصت های همکاری برای راه اندازی محصول آینده شما اشاره می کنم.”
ب. اصلی
در صورت نیاز به ارائه جزئیات بیشتر ، این قسمت را با استفاده از پاراگراف های کوتاه یا نقاط گلوله کوتاه نگه دارید. از اضافه بار گیرنده خود با اطلاعات غیر ضروری خودداری کنید. به آنچه مناسب و کاربردی است بپیوندید.
اطلاعات مثال:
- پرونده های پیوست شده شامل بیشترین مشخصات محصول و یک برگه قیمت هستند.
- خط زمان بازاریابی مراحل پرتاب را از اکتبر تا دسامبر تشریح می کند.
- لطفاً تاریخ های ارائه شده را مرور کنید و تا پنجشنبه بازخورد ارائه دهید.
ج یک فراخوان واضح برای اقدام
با یک درخواست واضح برای اقدام یا مراحل بعدی قفل کنید. مودب باشید اما ادعا می کنید پاسخ ها را تشویق می کنید.
“آیا می توانید دسترسی به تماس خود را در این هفته تأیید کنید؟ خوشحالم که با برنامه خود تنظیم می کنم.”
د. تعطیل حرفه ای
یک یادداشت مثبت و مودبانه را با یک عبارت پایانی مانند:
“ما انتظار بررسی های شما را داریم.” یا “از وقت و کمک شما متشکرم.”
این را با یک امضای حرفه ای دنبال کنید که شامل موارد زیر است:
- نام کامل
- عنوان و شرکت/سازمان (در صورت وجود)
- اطلاعات تماس
مثال:
با بهترین آرزوها ،
راشل لی
مدیر بازاریابی در شرکت Bright Future.
(123) 456-7890
4 لحن صحیح را حفظ کنید
لحن می تواند نحوه درک ایمیل شما را انجام دهد یا از بین ببرد. تلاش کنید تا حرفه ای باشد اما مقرون به صرفه است. تعادل بین این که مودبانه و روشن هستید قرار دهید. در اینجا چگونه:
پرهیز کنید:
- زبان خیلی بی دقتی (“سلام ، باب ، واشپ؟”)
- تشریفات بیش از حد که ممکن است احساس سرما یا روباتیک کند (“این تحقیق به سؤالات مطرح شده در یادداشت بسته اشاره دارد.”)
هدف:
- مودبانه ، زبان مستقیم بدون اینکه به نظر می رسد خواستار آن است.
“آیا می توان اسناد پیوست شده را تا جمعه بررسی کرد؟”
- عبارات مثبت برای ارتقاء همکاری.
“با تشکر از شما برای در نظر گرفتن این درخواست. من معتقدم که این روند ما را بهینه می کند.”
سرانجام ، اگر در سطح بین المللی ارتباط برقرار می کنید ، تفاوت های فرهنگی را به خاطر بسپارید – از پرداخت ها و ادب جهانی قدردانی می شود.
5 تصحیح قبل از ارسال
هیچ چیز بیش از خطاهای چاپی یا خطاهای دستوری ، یک ایمیل حرفه ای را تضعیف نمی کند. قبل از ضربه زدن به “ارسال” کمی وقت بگذارید. قطعات متداول چک شامل موارد زیر است:
ابزارهایی مانند Grammarly یا Outwrite می توانند به شما کمک کنند تا به سرعت در مورد مشکلات متوجه شوید.
- دقت نام و عناوین:
اطمینان حاصل کنید که نام و عنوان گیرنده صحیح است.
دوبار بررسی کنید که در واقع پرونده (های) ذکر شده در ایمیل را پیوست کرده اید.
ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید تا مطمئن شوید که لحن مناسب است و پیام مشخص است.
نکته حرفه ای: یک پروژه را نگه دارید و آن را در یک ساعت بررسی کنید (اگر زمان اجازه می دهد). چشمان تازه اغلب اشتباهاتی را که قبلاً از دست داده اید ، ضبط می کند.
با هر ایمیل برداشت های ماندگار ایجاد کنید
تسلط بر ارتباط از طریق ایمیل فقط یک نیاز حرفه ای نیست – این یک پورتال برای ایجاد یک رابطه قوی تر و دستیابی به اهداف شما است. با اجرای این پنج نکته – ایجاد یک خط موضوعی واضح ، باز کردن با یک تبریک صیقلی ، ساختار محتوای خود برای خوانایی ، بهبود لحن و تصحیح با جدیت – تضمین می کنید که ایمیل های شما نه تنها به طور مؤثر ارتباط برقرار می کنند بلکه تصور مثبتی را نیز به همراه می آورند.
دفعه بعد که یک ایمیل ایجاد می کنید ، به یاد داشته باشید که هر خطی که می نویسید فرصتی برای نشان دادن حرفه ای و مهارت های خود است. این اصول را به طور مداوم تمرین کنید و با گذشت زمان شما به عنوان یک ارتباط دهنده متفکر و صالح برجسته خواهید شد.
