جلسات کاری تمایل دارند که زمان تعیین شده را پشت سر بگذارند و از هم دور شوند. این باعث می شود کارمندان خیلی زود خسته شوند و تمرکز خود را از دست بدهند.
این که آیا با کارمندان یا مشتریان ملاقات می کنید، باید بدانید چگونه می توان این جلسات را موثرتر برگزار کرد تا مردم خسته نشوند
این تضمین می کند که همه چیزهایی را که باید پوشش دهید پوشش می دهید و همه به موقع بیرون می آیند. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما در مدیریت یک کمک می کند جلسه کاری به صورت سازمان یافته و کارآمد.
4 نکته برای برنامه ریزی یک جلسه کاری موفق
1. یک برنامه زمانی ایجاد کنید
قبل از جلسه کاری بعدی خود، بنشینید و یک برنامه مشخص بنویسید. داشتن یک برنامه زمانی نه تنها به شما کمک می‌کند در مسیر و زمان مشاهده بمانید، بلکه به دیگران کمک می‌کند بدانند چه فکری باید داشته باشند و چه انتظاری دارند.
هیچ کس دوست ندارد قرار ملاقات بگذارد و نداند انتظار چه چیزی را داشته باشد. به همین دلیل است که همیشه مهم است که یک برنامه را در نظر بگیرید. مطمئن شوید که برنامه شما شامل یک شروع سخت، یک شروع نرم و همه چیزهایی است که می خواهید پوشش دهید.
شما حتی می توانید تصمیم بگیرید که چقدر زمان می خواهید برای هر موضوع بحث شده صرف کنید. اگرچه ممکن است زمان زیادی برای بحث در مورد هر موضوع نداشته باشید، اما می خواهید مطمئن شوید که همه چیز را پوشش می دهید و در صورت لزوم تصمیم می گیرید.
بهتر است بر روی تصمیم گیری ها پافشاری کنید تا مجبور نشوید بعداً دوباره همان موضوع را مرور کنید. همچنین ممکن است سعی کنید زمان مشخصی را برای هر موضوع در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که به همه چیز می رسید.
کپی تهیه کنید تا در اختیار سایر شرکت کنندگان قرار دهید تا جلسه را در مسیر خود نگه دارید. به این ترتیب، همه می توانند به روز بمانند و بدانند چه انتظاری دارند.
2. از نرم افزار مناسب استفاده کنید
نرم افزار مناسب همچنین می تواند به اجرای کارآمدتر جلسات شما کمک کند. پاورپوینت به شما این امکان را می دهد که ارائه هایی حاوی نمودارها و نمودارهایی ایجاد کنید که دیگران به راحتی می توانند آنها را دنبال کنند.
این باعث کاهش زمانی می شود که برای توضیح دادن خود و صحبت در مورد موضوعاتی مانند برد، باخت و یادداشت های گروه متمرکز صرف می کنید.
همچنین نرم افزاری وجود دارد که به شما در برنامه ریزی جلسات کاری کمک می کند. اگر نیاز به سازماندهی و سازماندهی دارید، می توانید نرم افزاری مانند این را از افزونه انتخاب کنید که می توانید قبل، حین و بعد از جلسات از آن استفاده کنید.
شاید مهم ترین نرم افزاری که باید داشته باشید، نرم افزار زمان بندی جلسات کاری باشد. تنظیم آنها می‌تواند زمان‌بر باشد، زیرا باید روی شیفت‌ها مانور دهید، وظایف را از مسیر خارج کنید، و همه را از هرگونه تغییر مطلع کنید. به همین ترتیب، شما همچنین باید به دنبال بهترین دستیاران جلسه هوش مصنوعی باشید که می توانند جلسات شما را به یادداشت های منظم ضبط و رونویسی کنند.
سرمایه‌گذاری در برنامه‌های زمان‌بندی کسب‌وکارهای کوچک می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش تضادهای احتمالی شود. سطحی از اتوماسیون را فراهم می کند که هر عضو تیم می تواند برای جلسات کوتاه و طولانی به آن تکیه کند. برخی حتی یک پلت فرم پیام رسانی را برای ارتباط بلادرنگ فراهم می کنند. علاوه بر این، کارمندان و کارفرمایان می توانند به لطف اعلان های خودکار در یک صفحه قرار بگیرند.
3. بهترین زمان را انتخاب کنید
ممکن است متوجه نباشید که قرارهایتان به دلیل انتخاب زمان اشتباه در حال از هم پاشیدن است. وقتی نوبت به کارایی و بهره وری می رسد، زمان بسیار مهم است. برگزاری جلسات صبح زود به طور بالقوه مضر است زیرا ممکن است کارکنان شما هنوز در حال بیدار شدن باشند و توجه به آن برایشان مشکل باشد.
از سوی دیگر، جلساتی که در اواخر روز برگزار می‌شوند، اغلب از هم می‌پاشند، زیرا کارگران فقط می‌خواهند به خانه بروند و از کار کردن در تمام روز خسته شده‌اند.
همچنین انتخاب زمان نزدیک ظهر می تواند خطرناک باشد. بهتر است زمانی را بعد از ناهار یا چند ساعت پس از باز کردن انتخاب کنید تا مطمئن شوید همه متمرکز و بیدار بمانند.
بسته به جایی که هستید، اجماع می گوید بهترین زمان برای تعیین قرار ملاقات بین ساعت 10 صبح تا 2 بعد از ظهر است. در این دوره، اکثر کارمندان از قبل برای کار آماده شده اند. جلسات در این زمان نیز معمولاً پربارتر هستند زیرا همه حل و فصل هستند. حجم کاری نیز هنوز انباشته نشده است، بنابراین فرصت های زیادی برای استفاده همه وجود دارد.
همچنین می‌توانید یک نظرسنجی بفرستید و از مردم بپرسید که چه ساعتی ترجیح می‌دهند جلسات منظم داشته باشند. به این ترتیب می توانید سعی کنید بهترین زمان را برای همه پیدا کنید. برای درک بهتر، دلایل مساعد بودن آب و هوا را اضافه کنید. همچنین باید در مورد زمان و مدت زمان برگزاری جلسات آماده باشید. نکته این است که همه را درگیر کنیم.
همچنین ممکن است دوست داشته باشید بخوانید: 4 نوع کارمندی که باید در محل کار بشناسید
4. بازخورد بخواهید
وقتی جلسات شما آنطور که می خواهید کارآمد پیش نمی رود، از درخواست بازخورد نترسید. کارت‌های نظراتی را تنظیم کنید که کارمندان می‌توانند آنها را پر کنند و به‌طور ناشناس درباره آنچه در آن جلسه دوست داشتند و چه چیزی را دوست نداشتند، ارسال کنند.
از این بازخورد برای ایجاد تغییرات ساده مربوط به نحوه باز کردن و برگزاری این جلسات، نحوه ارائه اطلاعات به دیگران و حتی اینکه آیا کارگران احساس می کنند می توانند سؤال بپرسند و در این جلسات شرکت کنند، استفاده کنید.
بازخورد قطعا بهترین راه برای بهبود جلسات در دفتر شما است زیرا به شما امکان می دهد جلسات خود را با نیازها و خواسته های کارمندان خود تنظیم کنید.
کلمات پایانی
یک جلسه کاری موثر می تواند به شما در تصمیم گیری در محل کمک کند و تمام مطالبی را که باید در مدت زمان کوتاهی پوشش دهید پوشش می دهد.
می توانید اطلاعات مورد نیاز مشتریان خود را در مورد کسب و کاری که با هم انجام می دهید در اختیار آنها قرار دهید و به کارمندان خود نیز اجازه دهید در آن شرکت کنند. در یک جلسه خوب و به موقع باید بتوانید تصمیمات زیادی بگیرید و کارهای زیادی را انجام دهید.
استفاده از نرم‌افزار مناسب، انتخاب بهترین زمان، درخواست بازخورد و ایجاد یک برنامه زمان‌بندی مشخص، همگی می‌توانند ابزار مفیدی برای اجرای یک جلسه تجاری موفق باشند.
بیشتر بخوانید:
نویسنده: کارا مسترسون
14
