با دور دیگری از افزایش قیمت از سوی Xero و مشکلات اخیر ثبات که صاحبان مشاغل و حسابداران را ناامید کرده است، ما کاملاً درک می کنیم که چرا مردم به دنبال گزینه های نرم افزار حسابداری ارزان تر هستند.
روی کاغذ، صرفه جویی در هزینه اشتراک ماهانه شما یک حرکت هوشمندانه به نظر می رسد. اما نرم افزار ارزان تر همیشه به معنای کاهش هزینه های تجاری نیست.
در بسیاری از موارد، زمانی که برنامه‌های اضافی، راه‌حل‌های دستی، زمان آموزش، خطرات انطباق و زمان اضافی مورد نیاز برای مدیریت همه آنها را در نظر بگیرید، «صرفه‌جویی» به سرعت ناپدید می‌شود.
نرم افزار ارزان اغلب به معنای سیستم بیشتر است
یکی از بزرگترین مشکلاتی که ما با پلتفرم های حسابداری ارزان می بینیم این است که به ندرت همه چیز را در یک مکان به خوبی انجام می دهند.
ممکن است در هزینه خود اشتراک حسابداری صرفه جویی کنید، اما سپس کشف کنید:
- حقوق در یک برنامه جداگانه قرار می گیرد
- پرداخت های فوق العاده به پلتفرم دیگری نیاز دارند یا به صورت دستی هستند
- گزارشگری مالی محدود است یا وجود ندارد
- آماده سازی BAS دشوارتر می شود
- کارکنان اطلاعات را بیش از یک بار وارد می کنند
ناگهان، راه‌اندازی «ارزان» شما به چندین سیستم از هم گسیخته تبدیل می‌شود که نیاز به سرپرست بیشتر و بررسی‌های بیشتری دارد (که به معنای سردرد بیشتر است).
سوالات ادغام حقوق و دستمزد
اگر نرم افزار حقوق و دستمزد شما به درستی با سیستم حسابداری شما ادغام نشود، تطبیق حقوق و دستمزد بسیار دشوارتر می شود.
این می تواند منجر به:
- ژورنال های حقوق و دستمزد نادرست
- دستمزد کارمندان بیش از حد یا کمتر است و شما حتی متوجه نمی شوید
- عدم تطابق فوق العاده
- معاملات تکراری
- تعادل های ناسازگار
- زمان حسابداری اضافی با هر پرداخت
هنگامی که سیستم ها به درستی ارتباط برقرار نمی کنند، خطاها راحت تر از دست می روند و رفع آنها زمان بیشتری می برد.
Pay Day Super در راه است
با تغییراتی در Pay Day Super در افق در استرالیا، کسب و کارها نیز باید در مورد الزامات انطباق در آینده فکر کنند.
سوال این نیست که “آیا این نرم افزار می تواند حقوق و دستمزد را پردازش کند؟”
این عبارت “آیا Pay Day به درستی از Super پشتیبانی می کند یا برای انجام پرداخت های فوق العاده به سیستم دیگری نیاز دارید؟”
سیستم های بیشتر معمولاً به این معنی است:
- ورود اطلاعات دستی بیشتر
- خطر خطا بیشتر
- پرداخت های از دست رفته
- کار آشتی بیشتر
- زمان مدیریت بیشتر
صرفه جویی در مقدار کمی در هر ماه در نرم افزار، اگر باعث ایجاد ساعت ها کار اضافی در هر چرخه پرداخت شود، سود چندانی نخواهد داشت. وقت اضافی = هزینه اضافی.
مطابقت با STP غیر قابل مذاکره است
رعایت حقوق و دستمزد تک لمسی (STP) برای مشاغل استرالیایی ضروری است.
همه سیستم‌های حقوق و دستمزد ارزان‌تر سطح یکسانی از عملکرد STP، قابلیت اطمینان گزارش یا پشتیبانی را ارائه نمی‌دهند.
اگر اشتباهات حقوق و دستمزد رخ دهد، اصلاح آنها می تواند استرس زا و زمان بر باشد، به خصوص در طول EOFY.
میانبرهای انطباق اغلب دیرتر گران می شوند.
گزارش و آماده سازی BAS
یک سیستم حسابداری خوب باید به شما این امکان را بدهد که به راحتی ایجاد و بررسی کنید:
- صورت های سود و زیان
- توازن
- BAS گزارش می دهد
- آشتی GST
- صورت های جریان نقدی
اگر گزارش‌دهی محدود یا غیرقابل اعتماد باشد، دیدتان را نسبت به عملکرد واقعی کسب‌وکارتان از دست می‌دهید و بیشتر به دنبال بهترین‌ها هستید.
و اگر حسابدار یا حسابدار شما مجبور است زمان بیشتری را صرف بررسی دستی گزارش‌ها کند زیرا نرم‌افزار موجود نیست، این زمان اضافی هزینه دارد.
بودجه بندی نیز مهم است
بسیاری از سیستم‌های کم‌هزینه بر پردازش تراکنش‌های ساده تمرکز دارند، اما فاقد ابزارهای بودجه‌بندی و پیش‌بینی کافی هستند.
بدون عملکرد بودجه، کار دشوارتر می شود:
- نتایج واقعی را با اهداف مقایسه کنید
- نظارت بر سودآوری
- پیش بینی جریان نقدی و زمان بروز مشکلات آینده
- طرح بدهی مالیاتی
- تصمیمات تجاری آگاهانه بگیرید
دید مالی یکی از با ارزش ترین ابزارهایی است که یک صاحب کسب و کار می تواند داشته باشد.
هزینه پنهان سوئیچینگ
تغییر نرم افزار حسابداری نیز به ندرت به آن سادگی که مردم انتظار دارند انجام می شود.
معمولا وجود دارد:
- زمان آموزش پرسنل
- زمان یادگیری صاحب کسب و کار
- مهاجرت داده های تاریخی
- تنظیم و تست حقوق و دستمزد
- راه اندازی یکپارچه سازی
- عیب یابی در حین انتقال
- زمان آموزش حسابداران و حسابداران است
همچنین وظیفه مهم این است که اطمینان حاصل شود که دستمزدها، STP و super به طور تصادفی در طول فرآیند تعویض دوبرابر شمارش نمی شوند.
گاهی اوقات “ارزان تر” هزینه بیشتری دارد
ما نمی گوییم که Xero کامل است. بدون نرم افزار اما هنگام ارزیابی نرم افزار حسابداری، مهم است که فراتر از هزینه اشتراک ماهانه نگاه کنید.
قیمت واقعی شامل:
- زمان
- کارایی
- انطباق
- دقت
- کیفیت گزارش دهی
- بهره وری کارکنان
گاهی اوقات پرداخت کمی بیشتر برای نرم افزاری که به درستی کار می کند، به خوبی یکپارچه می شود و پردازش دستی را کاهش می دهد، در واقع به طور کلی گزینه ارزان تری است.
