انجام هر کاری را به صورت دستی متوقف کنید – کسب و کار شما شایسته بهتر است
بیایید صادق باشیم. امروزه راه اندازی یک کسب و کار مانند دویدن روی تردمیل است که مدام شتاب می گیرد. تماس‌های مشتریان در حال هجوم هستند. جلسات در حال انباشته شدن هستند. ایمیل های بعدی بی پاسخ می مانند. فاکتورها با تاخیر و جایی در میان این همه هرج و مرج، تیم شما ساعت‌ها روی کارهایی صرف می‌کند که در واقع کسب و کار شما را رشد نمی‌دهند.
چه می شد اگر بتوانید همه اینها را از بشقاب خود حذف کنید – بدون اینکه ده ها کارمند جدید استخدام کنید؟
دقیقا همینه دستیاران مجازی برای تجارت آن را ممکن کرد. و هنگامی که با زیرساخت‌های ارتباطی مناسب – مانند سیستم‌های تلفن ابری Cebod Telecom – جفت شوند، فقط در زمان صرفه‌جویی نمی‌کنند. آنها نحوه اجرای کل عملیات شما را تغییر می دهند و بازگشت سرمایه قابل اندازه گیری را ارائه می دهند که به سرعت به نتیجه نهایی شما می رسد.
دستیارهای مجازی برای کسب و کار چیست و چرا اکنون اهمیت دارند؟
یک دستیار مجازی (VA) در زمینه کسب و کار فقط صدایی نیست که می گوید “برای فروش 1 را فشار دهید”. VAهای امروزی سیستم‌های هوشمند، خودکار و متخصصانی از راه دور هستند که همه چیز از مسیریابی تماس و زمان‌بندی گرفته تا ورود داده‌ها، پشتیبانی مشتری و مدیریت سرنخ را مدیریت می‌کنند.
ظهور از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار با استفاده از دستیارهای مجازی یک روند نیست – این یک تغییر اساسی در نحوه عملکرد مشاغل رقابتی است. طبق یک مطالعه صنعتی، شرکت هایی که اتوماسیون را در فرآیندهای کاری خود اتخاذ می کنند، تا 30 درصد کاهش در هزینه های عملیاتی و افزایش قابل توجه بهره وری کارکنان را گزارش می دهند.
به خصوص برای SMB ها، این یک تغییر دهنده بازی است. برای رقابت به بودجه در سطح سازمانی نیاز ندارید. شما به سیستم های هوشمند نیاز دارید.
هزینه واقعی عدم خودکارسازی کسب و کار شما
قبل از اینکه به راه حل ها بپردازیم، بیایید در مورد هزینه های عملیات دستی صحبت کنیم.
هر تماس از دست رفته یک فرصت از دست رفته است. مطالعات نشان می‌دهد که 85 درصد از تماس‌گیرندگانی که در اولین تلاش نمی‌توانند به یک کسب‌وکار دسترسی پیدا کنند، دیگر تماس نخواهند گرفت. این درآمد بالقوه است که مستقیماً به رقیب شما می رسد.
هر ساعتی که تیم شما صرف انتقال دستی تماس‌ها، به‌روزرسانی صفحات گسترده یا زمان‌بندی جلسات می‌کند، ساعتی است که صرف استراتژی، فروش یا روابط با مشتری نمی‌شود. در یک ماه، این به هزاران دلار کاهش بهره وری می رسد.
و هر بار که مشتری بیش از حد منتظر می ماند یا به بخش اشتباهی هدایت می شود، شهرت نام تجاری شما ضربه ای آرام اما ثابت می شود.
راه حل بیشتر از این کار نمی کند. هوشمندتر خودکار می شود.
چگونه اتوماسیون گردش کار دستیار مجازی در عمل کار می کند
دستیار مجازی اتوماسیون گردش کار قطعات متحرک کسب و کار شما را به هم متصل می کند تا چیزی از بین نرود. در عمل به این صورت است:
1. مدیریت تماس و مسیریابی خودکار با سیستم‌های تلفن هوشمند Cebod Telecom، دستیاران مجازی به طور حرفه‌ای از هر تماس‌گیرنده استقبال می‌کنند، قصد را جمع‌آوری می‌کنند و بلافاصله آنها را به بخش یا نماینده مناسب هدایت می‌کنند. کابوس های موسیقایی بازدارنده نیست. بدون انتقال اشتباه مکالمات بدون درز و مارک دار – 24 ساعته.
2. برنامه ریزی جلسات بدون رفت و برگشت دستگاه‌های VA یکپارچه شده با سیستم تقویم شما می‌توانند به‌طور خودکار یادآوری‌ها را رزرو، تأیید، زمان‌بندی مجدد و ارسال کنند. میز جلوی شما اجرای آداب تلفن را متوقف می کند و شروع به تمرکز روی کار با ارزش بالاتر می کند.
3. جذب سرنخ و به روز رسانی CRM هر تماس یا درخواست دریافتی ثبت می‌شود، پرچم‌گذاری می‌شود و مستقیماً در CRM شما ثبت می‌شود — نیازی به وارد کردن دستی داده نیست. تیم فروش شما همیشه اطلاعات به روز دارد و هیچ سرنخ فراموش نمی شود.
4. پس از ساعت پشتیبانی کسب و کار شما هرگز نمی خوابد و همچنین خدمات مشتری شما نیز خواب نمی بیند. دستیارهای مجازی تماس‌های بعد از ساعت کاری را مدیریت می‌کنند، پیام‌ها را ضبط می‌کنند، پرسش‌های متداول را ارائه می‌کنند و مسائل فوری را تشدید می‌کنند – بنابراین هرگز ارتباطات مهم را از دست ندهید.
5. پیگیری و اطلاعیه های خودکار از یادآوری‌های پرداخت گرفته تا تأیید قرار ملاقات تا به‌روزرسانی‌های خدمات، VAها می‌توانند گردش‌های کاری ارتباطی را به‌طور خودکار بر اساس اقدامات مشتری یا فواصل زمانی ایجاد کنند. به موقع، حرفه ای، بدون زحمت.
چگونه Cebod Telecom اتوماسیون دستیار مجازی را ارائه می دهد
اینجاست که Cebod Telecom وارد می شود – و تفاوت شب و روز است.
اکثر کسب و کارها سیستم تلفن خود را صرفاً یک ابزار مفید می دانند. Cebod Telecom آن را به عنوان ستون فقرات استراتژی اتوماسیون شما تغییر می دهد.
Cebod Telecom با ویژگی‌هایی مانند خدمه خودکار چند سطحی، مسیریابی هوشمند تماس، پست صوتی به ایمیل، ضبط تماس، نظارت بر تماس زنده و ادغام یکپارچه با CRM و ابزارهای تجاری، به شما امکان می‌دهد. دستیاران مجازی برای تجارت اتوماسیون زیرساختی که آنها برای کار در بهترین حالت خود نیاز دارند.
چه یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی باشید که قرار ملاقات های بیمار را مدیریت می کند، یک شرکت حقوقی که تماس های حساس مشتریان را مدیریت می کند یا یک خرده فروش که حجم تماس های بالایی را مدیریت می کند – راه حل های تلفن مبتنی بر ابر Cebod Telecom برای مقیاس بندی اهداف اتوماسیون شما ساخته شده اند.
بدون سردرد سخت افزاری بدون نیاز به تیم فناوری اطلاعات فقط وصل کنید، پیکربندی کنید و اجازه دهید اتوماسیون کار سخت را انجام دهد.
بهبود بازگشت سرمایه با دستیاران مجازی: اعداد خودشان صحبت می کنند
بیایید در مورد ROI صحبت کنیم – زیرا در نهایت این چیزی است که اهمیت دارد.
وقتی شما بهبود ROI با دستیارهای مجازیشما به طور همزمان از چندین جهت به سود نگاه می کنید:
کاهش هزینه: جایگزینی یا تکمیل کارکنان تمام وقت با VA و اتوماسیون می تواند هزینه های نیروی کار اداری را 40 تا 70٪ بسته به حجم وظایف خودکار کاهش دهد.
حفاظت از درآمد: مدیریت خودکار تماس به معنای صفر کردن تماس های از دست رفته در ساعات اوج مصرف، بعد از ساعات کاری یا تعطیلات است. هر تماس پاسخ داده شده یک سرنخ در انتظار یا فروش بسته است.
زمان پاسخگویی سریعتر: سیستم های خودکار فورا پاسخ می دهند – بدون انتظار، بدون تاخیر. پاسخ سریعتر به طور مستقیم با نمرات بالاتر رضایت مشتری و تکرار تجارت ارتباط دارد.
مقیاس پذیری بدون سربار متناسب: همانطور که تجارت شما رشد می کند، اتوماسیون شما با آن مقیاس می شود. اضافه کردن 500 تماس بیشتر در ماه به یک سیستم خودکار هزینه کسری از هزینه ای که برای استخدام کارکنان اضافی خواهد داشت، دارد.
رضایت و حفظ کارکنان: هنگامی که تیم شما از کارهای تکراری و کم ارزش رها می شود، درگیرتر، سازنده تر و کمتر احتمال دارد که فرسوده شوند. گردش مالی کمتر صرفه جویی قابل توجهی در هزینه است که اغلب به حساب نمی آید.
برای شرکت هایی که استفاده می کنند Cebod Telecom’برای سیستم‌هایی که با گردش‌های کاری دستیار مجازی ترکیب می‌شوند، ROI اغلب در سه ماهه اول پیاده‌سازی قابل مشاهده است.
نحوه کاهش هزینه های عملیاتی با دستیاران مجازی: رویکردی گام به گام
برای شروع آماده اید؟ در اینجا نحوه نزدیک شدن به استقرار بدون اینکه خودتان را تحت فشار قرار دهید، آمده است:
مرحله 1 – گردش کار فعلی خود را حسابرسی کنید 5 وظیفه اصلی را که تیمتان به صورت دستی انجام می دهد و تکراری، وقت گیر و مبتنی بر قانون هستند، شناسایی کنید. اینها نامزدهای اصلی شما برای اتوماسیون هستند.
مرحله 2 – زیرساخت ارتباطی مناسب را انتخاب کنید اتوماسیون شما فقط به خوبی سیستمی است که روی آن اجرا می شود. Cebod Telecom ستون فقرات تلفن ابری را فراهم می کند – از جمله ویژگی های پذیرش مجازی، سیستم های تلفن گویا و تجزیه و تحلیل تماس – که باعث می شود اتوماسیون گردش کار واقعاً کار کند.
مرحله 3 – ابزارهای خود را یکپارچه کنید سیستم تلفن خود را به CRM، نرم افزار زمان بندی و ابزارهای میز راهنمایی وصل کنید. Cebod Telecom از ادغام هایی پشتیبانی می کند که به داده ها اجازه می دهد یکپارچه بین پلتفرم ها جریان داشته باشند.
مرحله 4 – اجرا و آموزش اسکریپت‌های دستیار مجازی، جریان تماس و راه‌اندازهای اتوماسیون خود را تنظیم کنید. به طور گسترده تست کنید. بر اساس داده های مکالمات واقعی و بازخورد مشتری، اصلاح کنید.
مرحله 5 – نظارت، اندازه گیری و بهینه سازی از ابزارهای تجزیه و تحلیل تماس و گزارش Cebod Telecom برای ردیابی عملکرد استفاده کنید. تماس ها کجا می روند؟ میانگین زمان پردازش شما چقدر است؟ کدام اتوماسیون ها بیشترین ارزش را دارند؟ اجازه دهید داده ها تصمیمات شما را هدایت کنند.
صنایعی که دستاوردهای زیادی از اتوماسیون کسب و کار دارند
دفاتر بهداشت و درمان – قرار ملاقات خودکار رزروها، یادآوری‌های بیمار و تریاژ بعد از ساعت کاری، عدم حضور را کاهش می‌دهد و کارکنان بالینی را برای مراقبت از بیمار آزاد می‌کند.
شرکت های حقوقی – مسیریابی تماس هوشمند تضمین می کند که مشتریان همیشه به وکیل مناسب دسترسی پیدا می کنند و دریافت خودکار اطلاعات مهم را قبل از اولین مشاوره دریافت می کند.
املاک و مستغلات – VAها تماس‌های استعلام دارایی، برنامه‌ریزی نمایش‌ها و پیگیری سرنخ‌ها را انجام می‌دهند – همه بدون دخالت نماینده تا زمانی که مهم باشد.
تجارت الکترونیک و خرده فروشی — به‌روزرسانی‌های وضعیت سفارش، پردازش بازگشت و سؤالات متداول خدمات مشتری حتی در فصول اوج مصرف در خلبان خودکار اجرا می‌شوند.
خدمات مالی – یادآوری قرارهای ملاقات خودکارردیابی درخواست اسناد و مسیریابی تماس ایمن، انطباق دقیق و رضایت مشتریان را تضمین می کند.
صرف نظر از صنعت شما، اگر کسب و کار شما تماس های تلفنی داشته باشد و وظایف عملیاتی تکراری را انجام دهد، خودکارسازی گردش کار دستیار مجازی یک مورد استفاده برای شما وجود دارد.
نتیجه نهایی: امروز را خودکار کنید، فردا رشد کنید
کسب‌وکارهایی که در بازار امروز برنده می‌شوند، لزوماً بزرگ‌ترین یا بهترین سرمایه‌گذاری نیستند. آنها کسانی هستند که هوشمندتر کار می کنند – با استفاده از فناوری برای به حداکثر رساندن هر ساعتی که تیمشان می گذارد.
دستیاران مجازی برای تجارت، با استفاده از زیرساخت‌های ارتباطی هوشمند مانند Cebod Telecom، دیگر یک کالای لوکس برای شرکت‌های بزرگ نیست. آنها یک استراتژی مقرون به صرفه و اثبات شده برای کاهش هزینه های عملیاتیمحافظت از درآمد و ارائه تجربیات استثنایی به مشتری – به طور مداوم، در مقیاس.
شما قبلاً روی تیم خود سرمایه گذاری کرده اید. اکنون روی سیستم هایی سرمایه گذاری کنید که تأثیر آنها را چند برابر می کند.
Cebod Telecom آماده است تا به شما کمک کند تا عملیات تجاری خودکار مبتنی بر ROI را که همیشه تصور می کردید بسازید. از سیستم‌های تلفن ابری گرفته تا ویژگی‌های پذیرش مجازی و ادغام یکپارچه، ما ستون ارتباطی مورد نیاز استراتژی اتوماسیون شما هستیم.
دفتر مجازی صنعتی
