الگو و راهنمای برنامه WIP ساخت و ساز رایگان

یک پروژه ساخت و ساز ممکن است سودآور به نظر برسد تا زمانی که افزایش هزینه های نیروی کار، هزینه های مواد یا فاکتورهای تاخیری شروع به تأثیرگذاری بر حاشیه سود شما کند. برنامه Work in Progress (WIP) به شما کمک می کند هزینه های پروژه را نظارت کنید، درآمد کسب شده را پیگیری کنید، و مشکلات احتمالی سودآوری و صورتحساب را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگتر شناسایی کنید.

در اینجا یک مرور سریع از هفت مرحله برای تکمیل برنامه WIP شما آورده شده است:

مراحل	چه کار کنم؟
1. جزئیات پروژه را وارد کنید	نام پروژه، ارزش قرارداد اولیه و سفارش‌های تغییر تایید شده را اضافه کنید.
2. ثبت هزینه های شغلی واقعی	هزینه های نیروی کار، مواد، پیمانکاران فرعی و سایر هزینه های انجام شده تا به امروز را وارد کنید.
3. هزینه های باقیمانده را برآورد کنید	تعیین کنید که چقدر بیشتر برای تکمیل پروژه نیاز دارید.
4. محاسبه درصد کامل	هزینه های انجام شده تا به امروز را بر هزینه کل برآورد شده پروژه تقسیم کنید.
5. درآمد و سود به دست آمده را تعیین کنید	درآمد را بر اساس اتمام پروژه محاسبه کنید و سود ناخالص مورد انتظار را محاسبه کنید.
6. فاکتورهای مشتری را بررسی کنید	درآمد کسب شده را با فاکتورهای صادر شده برای شناسایی بیش از حد فاکتور یا کمتر از صورتحساب مقایسه کنید.
7. برنامه WIP را مرور کنید	قبل از نهایی کردن گزارش، مازاد بر هزینه، کاهش حاشیه سود و اختلافات را بررسی کنید.

الگوی WIP ساخت و ساز رایگان

از قالب اکسل قابل دانلود ما برای تهیه گزارش های WIP ماهانه و نظارت بر عملکرد مالی چندین پروژه ساختمانی در یک مکان استفاده کنید. تکمیل پروژه، سودآوری مورد انتظار و پرداخت بیش از حد یا کمتر از آن را برای شناسایی مشاغلی که نیاز به توجه بیشتری دارند، بررسی کنید.

کتاب کار شامل سه کاربرگ است:

• برنامه WIP: قالب آماده برای استفاده با فضایی برای 25 پروژه، فرمول های داخلی و مجموع.
• مثال کامل شده: سه نمونه پروژه ساخت‌وساز که نحوه انجام محاسبات را نشان می‌دهد، از جمله پروژه‌های صدور صورت‌حساب اضافه و کم‌بسیار.
• دستورالعمل: دستورالعمل هایی برای وارد کردن اطلاعات پروژه، درک فرمول ها و مشاهده نتایج.

توجه: این الگو از روش هزینه به هزینه برای برآورد تکمیل پروژه و درآمد کسب شده استفاده می کند. این محاسبات برای نظارت بر عملکرد پروژه مفید است، اما شناسایی درآمد برای گزارشگری مالی باید از استانداردهای حسابداری قابل اجرا و شرایط قرارداد پیروی کند.

برنامه زمانبندی ساخت و ساز در حال انجام چیست؟

برنامه زمانبندی کار در حال انجام (WIP) یک گزارش مالی است که پیشرفت و سودآوری پروژه های ساخت و ساز در حال انجام را ردیابی می کند. ارزش قرارداد، هزینه های واقعی، هزینه های عملکرد تخمینی، درآمد به دست آمده و فاکتورهای مشتری را مقایسه می کند. پیمانکاران از این گزارش برای نظارت بر سودآوری پروژه، شناسایی مازاد بر هزینه ها و تعیین اینکه آیا طبق کار انجام شده از مشتریان صورتحساب می گیرند یا خیر استفاده می کنند.

به عنوان مثال، فرض کنید که شما در حال مدیریت یک پروژه بازسازی دفتر 500000 دلاری هستید. شما 240000 دلار خرج کرده اید و انتظار دارید 160000 دلار دیگر برای تکمیل کار هزینه کنید. با استفاده از روش هزینه به هزینه، پروژه 60 درصد پیشرفت داشته و 300000 دلار درآمد کسب کرده است. اگر فقط 275000 دلار به مشتری صورت‌حساب داده‌اید، برنامه WIP شما 25000 دلار کمتر از صورت‌حساب را نشان می‌دهد که می‌توانید آن را مطابق با شرایط قرارداد صورت‌حساب خود بررسی کنید.

برنامه WIP در مقابل گزارش هزینه کاری

برنامه WIP و گزارش هزینه کار به شما کمک می کند هزینه های ساخت و ساز را نظارت کنید، اما به سوالات مالی مختلف پاسخ دهید.

	برنامه WIP	گزارش هزینه کار
هدف اصلی	پیشرفت پروژه، درآمد کسب شده و موقعیت پرداخت را اندازه گیری می کند	هزینه های واقعی انجام شده برای هر پروژه را ردیابی می کند
تمرکز اصلی	شناسایی درآمد، سودآوری و بیش از حد صورتحساب یا کمتر از صورتحساب	نیروی کار، مواد، پیمانکاران فرعی، تجهیزات و سایر هزینه های شغلی
برآورد هزینه	از برآورد هزینه کل به روز شده برای محاسبه نرخ تکمیل استفاده می کند	می تواند هزینه های واقعی را با بودجه مقایسه کند
پرداخت به مشتریان	صورتحساب را با درآمد کسب شده مقایسه می کند	ممکن است مبالغ قابل پرداخت را نشان دهد، اما لزوماً موارد قابل پرداخت را محاسبه نمی کند
گزارشگری مالی	از شناسایی درآمد و محاسبات دارایی/بدهی قرارداد پشتیبانی می کند	تخصیص دقیق هزینه و گزارش هزینه پروژه را حفظ می کند
به سوال کلیدی پاسخ دهید	چقدر درآمد کسب کرده ایم و آیا به درستی شارژ می کنیم؟	چقدر برای این پروژه هزینه کرده ایم و پول آن کجا رفته است؟

این گزارش ها با هم کار می کنند. گزارش هزینه‌یابی شغل شما هزینه‌های واقعی مورد نیاز برای تولید برنامه WIP را ارائه می‌کند، در حالی که برنامه WIP این هزینه‌ها را با برآورد هزینه‌های به‌روز، ارزش‌های قرارداد و صورت‌حساب مشتری ترکیب می‌کند تا تصویر وسیع‌تری از عملکرد پروژه به شما ارائه دهد.

به عنوان مثال، QuickBooks Online Advanced می تواند به شما کمک کند درآمد و هزینه های پروژه را ردیابی کنید و هزینه های واقعی را با برآوردها مقایسه کنید. سپس می‌توانید از این اطلاعات، همراه با برآوردهای به‌روز شده هزینه تا تکمیل و سوابق صورت‌حساب، برای تکمیل برنامه WIP برای دانلود استفاده کنید.

برای یادگیری نحوه پیگیری و سازماندهی هزینه های پروژه، به ما مراجعه کنید الگوی هزینه‌یابی شغل و راهنمای کسب‌وکارهای کوچک، که شامل یک الگوی رایگان و دستورالعمل های گام به گام است.

چرا شرکت های ساختمانی به برنامه WIP نیاز دارند؟

پروژه های ساخت و ساز اغلب شامل ماه ها کار، خرید مصالح، پرداخت پول به پیمانکاران فرعی و صدور صورتحساب مشتریان است. با افزایش هزینه ها و تغییر برآوردهای پروژه، پیمانکاران به روشی قابل اعتماد برای نظارت بر عملکرد مالی خود نیاز دارند. برنامه WIP این اعداد را گرد هم می آورد و به صاحبان کسب و کار کمک می کند تا زمانی که پروژه ها هنوز در حال انجام هستند تصمیمات آگاهانه بگیرند.

در اینجا دلایل اصلی وجود دارد که چرا شرکت های ساختمانی باید برنامه WIP را حفظ کنند:

• نظارت بر سودآوری پروژه: برای تعیین سودی که پس از اتمام می توانید انتظار داشته باشید، ارزش قرارداد را با برآورد هزینه به روز شده مقایسه کنید. این به شما کمک می‌کند تا پروژه‌هایی را که حاشیه سود کمتری دارند، قبل از اینکه بی‌سود شوند، شناسایی کنید.
• شناسایی زودهنگام هزینه ها: هزینه‌های واقعی و هزینه‌های تخمینی باقی‌مانده را برای شناسایی پروژه‌هایی که بیش از بودجه‌شان هستند، پیگیری کنید. به عنوان مثال، هزینه های غیرمنتظره نیروی کار ممکن است از شما بخواهد که برآوردهای تکمیل خود را تجدید نظر کنید و بررسی کنید که کجا هزینه ها در حال افزایش است.
• ردیابی بیش از حد و کم هزینه: درآمد کسب شده را با حساب‌های مشتری مقایسه کنید تا پروژه‌هایی را که از برنامه‌های صورت‌حساب‌شان جلوتر یا عقب مانده‌اند، شناسایی کنید. این به شما کمک می کند فاکتورهای آینده را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که کار تکمیل شده طبق شرایط قرارداد صورتحساب می شود.
• بهبود برنامه ریزی جریان نقدی: پروژه هایی را شناسایی کنید که هزینه ها سریعتر از صورتحساب مشتری افزایش می یابد. می‌توانید از این اطلاعات برای برنامه‌ریزی پرداخت‌ها به پیمانکاران فرعی، خرید مواد و نیازهای نقدی آتی استفاده کنید.
• گزارشگری مالی دقیق را حفظ کنید: از هزینه های پروژه، برآوردهای تکمیل، و محاسبات درآمد کسب شده برای پشتیبانی از شناسایی درآمد و شناسایی دارایی ها یا بدهی های قرارداد در صورت لزوم استفاده کنید.

برنامه WIP به ویژه هنگام مدیریت چندین پروژه ساختمانی ارزشمند است. بررسی ماهانه به شما کمک می‌کند شناسایی کنید که کدام مشاغل نیاز به توجه دارند، تخمین‌های هزینه را به‌روزرسانی کنید و مشکلات صورت‌حساب را قبل از اینکه بر عملکرد کلی مالی شما تأثیر بگذارند، حل کنید.

برنامه WIP ساخت و ساز باید شامل چه مواردی باشد؟

برنامه WIP ساخت و ساز هزینه های پروژه، ارزش قرارداد، برآورد تکمیل و صورتحساب مشتری را ترکیب می کند تا وضعیت مالی هر کار در حال پیشرفت را نشان دهد. برخی از داده ها مستقیماً از سوابق حسابداری شما می آیند، در حالی که ارقام دیگر نیاز به برآوردهای به روز شده از مدیر پروژه یا پیمانکار شما دارند.

مال ما دانلود قالب گزارش WIP شامل اجزای زیر است:

جزء	توضیحات
نام پروژه یا شناسه	هر کار ساخت و ساز را شناسایی می کند تا بتوانید نتایج مالی آن را به طور جداگانه دنبال کنید.
ارزش قرارداد	کل مبلغ توافق شده تحت قرارداد، از جمله دستورهای تغییر مصوب.
هزینه های انجام شده تا به امروز	هزینه های واقعی نیروی کار، مواد، پیمانکار فرعی، تجهیزات و سایر هزینه های پروژه تا تاریخ گزارش ثبت شده است.
هزینه تخمینی تکمیل	مبلغ اضافی که انتظار دارید برای تکمیل کار باقی مانده خرج کنید.
کل هزینه تخمینی	میزان هزینه های انجام شده تا به امروز و هزینه های مورد انتظار اجرا.
درصد کامل شده است	بخش تکمیل شده پروژه، با تقسیم هزینه های انجام شده بر کل هزینه های برآورد شده با استفاده از روش هزینه-هزینه محاسبه می شود.
درآمد تا به امروز	میزان درآمد کسب شده بر اساس درصد تکمیل پروژه و ارزش قرارداد، با فرض مناسب بودن روش هزینه – هزینه.
فاکتورها تا به امروز	مبلغ تجمعی صورتحساب به مشتری، از جمله فاکتورهای مترقی قابل اجرا.
اضافه صورتحساب یا کم قبض	تفاوت بین صورت‌حساب مشتری و درآمد کسب‌شده، که نشان می‌دهد قبل یا بعد از پیشرفت پروژه صورت‌حساب پرداخت کرده‌اید.
سود ناخالص مورد انتظار	سود مورد انتظار پس از اتمام پروژه، با کسر کل هزینه های مورد انتظار از ارزش قرارداد محاسبه می شود.
حاشیه سود ناخالص مورد انتظار	درصد درآمد قراردادی که انتظار می رود پس از هزینه های پروژه به عنوان سود ناخالص باقی بماند.

دقت برنامه WIP شما تا حد زیادی به هزینه های تخمینی تکمیل شما بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر مدیر پروژه انتظار هزینه های نیروی کار یا مواد اضافی را داشته باشد اما پیش بینی را به روز نکند، این گزارش ممکن است درصد تکمیل پروژه، درآمد کسب شده و سود مورد انتظار را بیش از حد برآورد کند.

نحوه تکمیل برنامه WIP ساخت و ساز با استفاده از الگوی ما

قالب گزارش کار در حال انجام قابل دانلود ما دارای فرمول های داخلی است که تکمیل پروژه، درآمد کسب شده، سودآوری تخمینی و بیش از حد فاکتور یا کمتر از آن را محاسبه می کند. فقط جزئیات پروژه، مبلغ قرارداد، هزینه های واقعی، برآورد هزینه باقیمانده و فاکتورهای مشتری را وارد کنید.

برای نشان دادن نحوه عملکرد آن، از آن استفاده خواهیم کرد پروژه بازسازی دفتر از کتاب کار نمونه کامل شده کاربرگ می توانید با استفاده از همان اشکال دنبال کنید یا باز کنید برنامه WIP کاربرگ برای وارد کردن اطلاعات پروژه خود.

مرحله 1: اطلاعات پروژه و قرارداد خود را وارد کنید

با وارد کردن شناسه پروژه، نام پروژه و وضعیت در ستون‌های A تا C شروع کنید. از شناسه پروژه منحصربه‌فرد استفاده کنید که با سوابق حسابداری شما مطابقت دارد تا بتوانید به راحتی درآمد، هزینه‌ها و فاکتورهای مشتری مربوطه را شناسایی کنید.

سپس مبلغ قرارداد اصلی را در ستون D و هر گونه سفارش تغییر تایید شده را در ستون E وارد کنید. الگو به طور خودکار ارزش قرارداد اصلاح شده را در ستون F محاسبه می کند.

برای مثال بازسازی دفتر ما:

اطلاعات قرارداد	مقدار
قرارداد اصلی	480000 دلار
تغییر سفارشات تایید شد	20000 دلار
ارزش قرارداد بازنگری شده	500000 دلار

فقط تغییرات تایید شده ای را درج کنید که شرایط لازم برای درج در ارزش قرارداد را برآورده می کند. سفارشات تغییر معلق را جداگانه ذخیره کنید تا زمانی که رفتار حسابداری آنها ارزیابی شود.

مرحله 2: هزینه های شغلی واقعی که تا به امروز انجام شده است را ثبت کنید

در ستون G، کل هزینه های پروژه را که تا تاریخ گزارش خود انجام داده اید وارد کنید. اینها معمولاً شامل نیروی کار مستقیم، مصالح ساختمانی، هزینه های پیمانکار فرعی، هزینه های تجهیزات و سربار پروژه قابل تخصیص است.

برای مثال، پیمانکار 240000 دلار هزینه پروژه را متحمل شده است.

این ارقام را می توانید از سوابق هزینه های کاری خود یا از نرم افزار حسابداری خود دریافت کنید. اگر از QuickBooks Online Advanced استفاده می کنید، درآمد و هزینه های اختصاص داده شده به پروژه را بررسی کنید و بررسی کنید که تمام هزینه های مربوطه ثبت شده است.

اطمینان حاصل کنید که هزینه های انجام شده را که هنوز پرداخت نشده اند، درج کرده اید، مانند صورتحساب های پیمانکاری فرعی که در انتظار پرداخت هستند. همچنین تراکنش های اختصاص داده شده به پروژه اشتباهی را بررسی کنید زیرا ممکن است محاسبات تکمیل شما را منحرف کنند.

مرحله 3: هزینه های تکمیل باقی مانده را برآورد کنید

هزینه های تخمینی مورد نیاز برای تکمیل پروژه را در ستون H وارد کنید. این باید منعکس کننده جدیدترین اطلاعات مدیر پروژه شما، از جمله نیروی کار باقی مانده، مواد، پیمانکاران فرعی و سایر هزینه های تخمینی باشد.

پیمانکار انتظار دارد 160000 دلار دیگر هزینه برای بازسازی دفتر داشته باشد.

این الگو این مقدار را به هزینه های واقعی متحمل شده برای محاسبه کل هزینه پروژه در ستون I اضافه می کند.

هزینه کل برآورد شده = هزینه های انجام شده تا به امروز + هزینه تخمینی برای تکمیل

240000 دلار + 160000 دلار = 400000 دلار

هر زمان که شرایط پروژه تغییر کند، این برآورد باید به روز شود. برای مثال، اگر نیروی کار اضافی مورد نیاز باشد یا قیمت مواد افزایش یابد، هزینه تخمینی تکمیل باید منعکس کننده این تغییرات باشد.

مرحله 4: محاسبه درصد تکمیل

ستون J به طور خودکار درصد تکمیل پروژه را با استفاده از روش هزینه به هزینه محاسبه می کند.

نرخ تکمیل = هزینه های انجام شده تا به امروز ÷ کل هزینه های تخمینی × 100

240,000 دلار ÷ 400,000 دلار × 100 = 60%

این به این معنی است که پروژه بر اساس هزینه های واجد شرایط انجام شده در مقابل کل هزینه های مورد انتظار، 60 درصد تکمیل شده است.

الگو نرخ تکمیل محاسبه شده را به 100٪ محدود می کند. با این حال، باید هر موقعیتی را بررسی کنید که هزینه های ثبت شده از کل هزینه مورد انتظار بیشتر باشد، زیرا ممکن است نشان دهنده یک تخمین قدیمی یا خطای گزارش باشد.

همچنین، برخی از هزینه‌ها، مانند برخی از مواد نصب نشده یا ضایعات غیرعادی، ممکن است نیاز به تعدیل در هنگام اندازه‌گیری پیشرفت برای شناسایی درآمد داشته باشند.

مرحله 5: درآمد به دست آمده و سود مورد انتظار را تعیین کنید

پس از محاسبه نرخ تکمیل، الگو درآمد کسب شده در ستون K را با ضرب ارزش بازنگری شده قرارداد در نرخ تکمیل تعیین می کند.

درآمد کسب شده = ارزش قرارداد بازنگری شده × درصد تکمیل شده

500000 دلار × 60% = 300000 دلار

این الگو همچنین سود ناخالص تخمینی را در ستون O و حاشیه سود ناخالص تخمینی را در ستون P محاسبه می کند.

محاسبه سودآوری	نتیجه
ارزش قرارداد بازنگری شده	500000 دلار
کل هزینه تخمینی	400000 دلار
سود ناخالص مورد انتظار در تکمیل	100000 دلار
پیش بینی حاشیه سود ناخالص	20%
درآمد تا به امروز	60000 دلار

این اعداد به شما کمک می کند تا بسنجید که آیا پروژه همچنان به حاشیه هدف خود دست می یابد یا خیر.

به یاد داشته باشید که محاسبه درآمد به دست آمده یک برآورد ساده بر اساس پیشرفت بین هزینه ها و مخارج است. شناسایی درآمد در صورتهای مالی به قرارداد و استانداردهای حسابداری قابل اجرا بستگی دارد.

مرحله 6: فاکتورهای مشتری را وارد کرده و مورد صورتحساب را بررسی کنید

در ستون L، کل مبلغ صورتحساب مشتری تا تاریخ گزارش را وارد کنید. فاکتورهای پیشرفت قابل اجرا را درج کنید، اما از محاسبه مالیات های فروش جمع آوری شده از طرف مقامات مالیاتی به عنوان درآمد قرارداد خودداری کنید.

این الگو صورت‌حساب‌های انباشته را با درآمد به دست آمده مقایسه می‌کند و به‌طور خودکار پایین‌بودن صورت‌حساب در ستون M یا اضافه صورت‌حساب در ستون N را محاسبه می‌کند.

برای مثال ما:

محاسبه صورتحساب	مقدار
درآمد تا به امروز	300000 دلار
حساب های مشتری تا به امروز	275000 دلار
صورتحساب ناکافی	25000 دلار

پرداخت کمتر از 25000 دلار به این معنی است که پیمانکار درآمد بیشتری نسبت به صورتحساب به دست آورده است. مراحل صورتحساب قرارداد و اسناد پشتیبان را بررسی کنید تا مشخص کنید چه زمانی ممکن است مبلغ اضافی صورتحساب شود.

اگر فاکتورهای مشتری از درآمد کسب شده بیشتر باشد، تفاوت در ستون اضافه صورتحساب ظاهر می شود. اضافه صورتحساب می تواند نتیجه پیش پرداخت ها یا ترتیبات صورتحساب تدریجی باشد و به طور خودکار به معنای خطای حسابداری نیست.

مرحله 7: برنامه تکمیل شده WIP را مرور کنید

پس از وارد کردن تمام اطلاعات پروژه، نتایج محاسبه شده را بررسی کنید و ستون R را برای پرچم های بررسی بررسی کنید.

این الگو شرایط خاصی را که ممکن است نیاز به توجه داشته باشد، شناسایی می کند، از جمله برآورد هزینه از دست رفته، تلفات برآورد شده پروژه، و اضافه هزینه.

قبل از نهایی کردن گزارش خود، هزینه‌های پروژه و صورت‌حساب‌های مشتری را با سوابق حسابداری خود مقایسه کنید، تأیید کنید برآوردهای هزینه تا تکمیل جاری هستند و حاشیه سود غیرمعمول یا اختلاف صورت‌حساب را بررسی کنید.

همچنین باید برنامه را با مدیر پروژه یا شخص مسئول کار بررسی کنید. آنها می توانند به شما در شناسایی هزینه های پرداخت نشده پیمانکار فرعی، کار باقی مانده و تغییرات بالقوه بودجه که ممکن است هنوز در سوابق حسابداری شما نشان داده نشوند، کمک کنند.

پس از بررسی، یک کپی تاریخ‌دار از برنامه WIP را برای صورت‌های مالی ماهانه خود نگه دارید.

نحوه تفسیر گزارش WIP ساخت و ساز

پر کردن برنامه WIP خود تنها بخشی از فرآیند است. ارزش واقعی از درک آنچه که اعداد در مورد عملکرد مالی هر پروژه به شما می گویند بدست می آید. به صورت‌حساب‌های بیش‌ازحد، کم‌صورت‌حساب، تغییرات در سود مورد انتظار و پروژه‌هایی که هزینه‌ها سریع‌تر از حد انتظار رشد می‌کنند، توجه ویژه داشته باشید.

اضافه صورتحساب و کم هزینه را شناسایی کنید

صورتحساب بیش از حد و کم هزینه تفاوت بین درآمد کسب شده در یک پروژه و مبلغی را که برای مشتری فاکتور کرده اید را نشان می دهد. این اعداد به شما کمک می کند موقعیت پرداخت خود را ارزیابی کرده و نگرانی های احتمالی جریان نقدی را شناسایی کنید.

• کم هزینه کردن: زمانی اتفاق می افتد که درآمد کسب شده از فاکتورهای مشتری بیشتر باشد. به عنوان مثال، اگر 300000 دلار درآمد داشته باشید اما فقط 275000 دلار صورتحساب داشته باشید، برنامه WIP شما 25000 دلار را در صورتحساب نشان می دهد. بررسی کنید که آیا مبلغ صورت‌حساب نشده طبق قرارداد شما واجد شرایط صدور صورت‌حساب است یا خیر.
• پرداخت بیش از حد: زمانی اتفاق می‌افتد که صورت‌حساب مشتری از درآمد کسب شده بیشتر باشد. به عنوان مثال، اگر 300000 دلار درآمد داشتید اما 325000 دلار صورتحساب پرداخت کردید، برنامه WIP شما مبلغ اضافی 25000 دلار را نشان می دهد. این می تواند زمانی اتفاق بیفتد که یک پیمانکار پیش فاکتور یا صورتحساب را قبل از اتمام پروژه طبق برنامه پرداخت قرارداد صادر کند.

هیچکدام از این شرایط به طور خودکار به معنای مشکل نیستند. با این حال، زیر صورت‌حساب دائمی می‌تواند نشان‌دهنده تاخیر در صورت‌حساب، سفارش‌های تغییر تایید نشده یا برآورد هزینه نادرست باشد. اضافه فاکتور قابل توجه نیز قابل توجه است، زیرا ممکن است پیمانکار همچنان مجبور باشد برای تکمیل کار هزینه های قابل توجهی متحمل شود.

مراقب کاهش حاشیه سود باشید

یکی از مهمترین ارقام در برنامه WIP شما سود ناخالص مورد انتظار در تکمیل است. این به شما می گوید که انتظار دارید پس از پوشش کل هزینه های برآورد شده پروژه چقدر درآمد کسب کنید.

پروژه بازسازی دفتر 500000 دلاری ما را در نظر بگیرید. کل هزینه تخمینی اولیه 400,000 دلار است که سود ناخالص مورد انتظار 100,000 دلار را بر جای می گذارد. فرض کنید که هزینه‌های غیرمنتظره نیروی کار و کار پیمانکاری فرعی اضافی، هزینه کل برآورد شده را به 440000 دلار افزایش می‌دهد.

یک اقدام مالی	ارزیابی اولیه	ارزیابی تجدید نظر شده
ارزش قرارداد	500000 دلار	500000 دلار
کل هزینه تخمینی	400000 دلار	440000 دلار
سود ناخالص مورد انتظار	100000 دلار	60000 دلار
پیش بینی حاشیه سود ناخالص	20%	12%

پروژه زنده مانده است سود 40000 دلاری ناپدید می شود، با کاهش حاشیه سود ناخالص مورد انتظار از 20٪ به 12٪.

اگر هزینه واقعی 240000 دلار بدون تغییر باقی بماند، برآورد تجدید نظر شده همچنین نرخ تکمیل تخمینی را از 60٪ به تقریبا 54.5٪ کاهش می دهد. تحت روش ساده شده هزینه به هزینه، این امر درآمد انباشته کسب شده را از 300000 دلار به حدود 272727 دلار کاهش می دهد.

به همین دلیل است که برآوردهای به روز شده هزینه تا تکمیل بسیار مهم است. ممکن است به نظر برسد که یک پروژه با بودجه در حال پیشرفت است در حالی که سود مورد انتظار آن رو به کاهش است.

جریان نقدی پروژه و ریسک های صورتحساب را ارزیابی کنید

برنامه WIP شما همچنین می تواند به شناسایی پروژه هایی که ممکن است به سرمایه در گردش اضافی نیاز داشته باشند کمک کند. ببینید چقدر هزینه کرده‌اید، چقدر صورت‌حساب داده‌اید، و آیا پرداخت‌های مشتری با هزینه‌های پروژه آتی مطابقت دارد یا خیر.

به عنوان مثال، ممکن است یک پیمانکار 240000 دلار هزینه پروژه متحمل شده باشد و 275000 دلار صورتحساب داشته باشد. با این حال، اگر مشتری فقط 150000 دلار پرداخت کند، پیمانکار هنوز 125000 دلار فاکتورهای پرداخت نشده دارد. خرید اضافی مواد و پرداخت به پیمانکاران فرعی ممکن است بر جریان نقدی فشار وارد کند، حتی اگر پروژه سودآور باشد.

برای برآورد صحیح این، برنامه WIP خود را به همراه گزارش قدیمی حساب های دریافتنی، سوابق پرداخت مشتری و هزینه های پروژه آتی مرور کنید. مال ما راهنمای گزارش های قدیمی حساب های دریافتنی نحوه شناسایی فاکتورهای معوق مشتریان و اولویت بندی وصول ها را توضیح می دهد. این مهم است زیرا برنامه WIP صورتحساب‌های تجمعی را دنبال می‌کند، نه پولی را که واقعاً جمع‌آوری کرده‌اید.

به دنبال علائم هشدار دهنده باشید که نیاز به بررسی بیشتر دارند

هنگام بررسی پروژه های متعدد، روی اعدادی تمرکز کنید که تغییرات بالقوه در عملکرد مالی را نشان می دهند.

علامت هشدار	آنچه می تواند نشان دهد	چه چیزی را چک کنم؟
کاهش سود ناخالص مورد انتظار	افزایش هزینه های نیروی کار، مواد یا پیمانکاران فرعی	برآورد هزینه تا تکمیل و بودجه پروژه به روز شده را مشاهده کنید
افزایش کم هزینه	تأخیر در صورت‌حساب یا کار انجام شده قبل از مراحل صورت‌حساب	فاکتورهای پیشرفت، شرایط قرارداد، و سفارش‌های تغییر تایید نشده را بررسی کنید
اضافه صورتحساب قابل توجه	صورت‌حساب‌های اولیه یا هزینه‌هایی که هنوز برای اجرای قرارداد ضروری است	تعهدات باقی مانده پروژه و نیازهای نقدی آینده را بررسی کنید
هزینه های بیش از مقادیر تخمینی	برآوردهای قدیمی یا هزینه های ثبت شده نادرست	تخصیص هزینه های شغلی را بررسی کنید و برآوردهای هزینه باقیمانده را اصلاح کنید
نرخ تکمیل غیرعادی بالا	از دست دادن هزینه های آتی یا هزینه های شغلی که اشتباه وارد شده است	مقدار باقیمانده کار را با مدیر پروژه تأیید کنید
تغییرات غیرمنتظره در حاشیه سود	بازنگری قرارداد، مازاد بر هزینه یا برآوردهای نادرست	پیش بینی های فعلی را با برنامه WIP ماه قبل مقایسه کنید

برنامه زمانبندی فعلی WIP را با گزارش ماه قبل، به ویژه هزینه های کل برآورد شده و سود ناخالص تخمینی برای هر پروژه مقایسه کنید. تغییر ناگهانی در سود مورد انتظار مستلزم بررسی است، حتی زمانی که صورتحساب و هزینه های واقعی پروژه طبیعی به نظر می رسد.

برای شرکت‌های ساختمانی که با چندین شغل سر و کار دارند، مرور ماهانه این علائم هشداردهنده می‌تواند به شناسایی پروژه‌هایی که نیاز به توجه دارند، قبل از اینکه مدیریت هزینه‌ها و تأخیر در صورت‌حساب دشوارتر شود، کمک کند.

نحوه استفاده از QuickBooks Online Advanced برای تهیه برنامه WIP

QuickBooks Online Advanced می تواند به شرکت های ساختمانی کمک کند تا هزینه های پروژه را سازماندهی کنند، فاکتورهای مشتری را ردیابی کنند و سودآوری شغل را نظارت کنند. می‌توانید از ویژگی‌های ردیابی و گزارش پروژه آن برای جمع‌آوری اطلاعات حسابداری مورد نیاز برای برنامه زمان‌بندی WIP خود استفاده کنید، سپس آن ارقام را به قالب اکسل قابل دانلود ما منتقل کنید.

1. پیگیری درآمد و هزینه های پروژه

با فعال کردن Projects در QuickBooks Online Advanced شروع کنید و برای هر کار ساخت و ساز یک پروژه ایجاد کنید. معاملات مرتبط، از جمله خرید مواد، صورت‌حساب‌های پیمانکار فرعی، هزینه‌های نیروی کار، و فاکتورهای مشتری را به پروژه مناسب اختصاص دهید.

منظم نگه داشتن این تراکنش ها به شما کمک می کند تا هزینه های شغلی واقعی را نظارت کنید و هنگام تهیه گزارش ماهانه WIP، ریسک هزینه های از دست رفته را کاهش می دهد.

2. بررسی هزینه های پروژه و فاکتورهای مشتری

بخش Projects را باز کنید و کار ساخت و ساز مورد نظر خود را برای مشاهده انتخاب کنید. از گزارش های پروژه موجود برای بررسی درآمد، هزینه ها و سودآوری استفاده کنید. در صورت لزوم، می‌توانید هزینه‌های برآورد شده را با هزینه‌های واقعی مقایسه کنید تا تفاوت‌های بودجه را شناسایی کنید.

فاکتورهای مشتری را برای تعیین فاکتورهای تجمعی تا تاریخ گزارش بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که هزینه ها و فاکتورها قبل از انتقال به برنامه WIP خود، یک دوره حسابداری را پوشش می دهند.

3. اشکال را به قالب WIP خود منتقل کنید

هزینه های واقعی کار را از QuickBooks در ستون Expenses To Date و فاکتورهای مشتری تجمعی را در ستون Billing To Date وارد کنید. ارزش قرارداد اصلاح شده و هزینه تخمینی را برای تکمیل بر اساس سوابق و برآوردهای فعلی پروژه خود اضافه کنید.

این الگو به طور خودکار نرخ تکمیل، درآمد به دست آمده، سود ناخالص مورد انتظار، و بیش از حد صورت‌حساب یا کمتر از صورت‌حساب را محاسبه می‌کند.

توجه: QuickBooks Online Advanced حسابداری پروژه و گزارش سودآوری را ارائه می دهد، اما گزارش WIP ساخت و ساز ویژه ممکن است به افزونه QuickBooks Construction نیاز داشته باشد. الگوی اکسل ما راهی برای تهیه برنامه WIP با استفاده از داده های پروژه از سیستم حسابداری شما ارائه می دهد.

اگر به ویژگی های پیشرفته تری برای ساخت و ساز مانند برنامه ریزی پروژه، ردیابی زمان در میدان، یا هماهنگی پیمانکار فرعی نیاز دارید، ما را بررسی کنید. بهترین نرم افزار ساخت و ساز که با QuickBooks Online ادغام می شود برای کشف ابزارهایی که می توانند در کنار سیستم حسابداری شما کار کنند.

اشتباهات رایج در گزارش WIP ساخت و ساز که باید از آنها اجتناب کنید

حتی با یک الگوی خودکار گزارش WIP، داده‌های نادرست پروژه می‌تواند منجر به نرخ‌های تکمیل گمراه‌کننده، درآمد کسب‌شده و تخمین سود شود. در اینجا اشتباهات رایجی وجود دارد که باید از آنها اجتناب کنید:

• استفاده از برآوردهای هزینه تا تکمیل منسوخ شده: عدم در نظر گرفتن افزایش قیمت مواد، نیروی کار اضافی یا هزینه های پیمانکار فرعی می تواند سودآوری پروژه را بیش از حد برآورد کند. برآوردهای هزینه باقیمانده را هر ماه با مدیر پروژه خود مرور و به روز کنید.
• هزینه های شغلی گم شده یا اشتباه تعیین شده: هزینه های ثبت شده در پروژه اشتباه یا حساب های پیمانکار فرعی ثبت نشده می تواند محاسبات WIP شما را مخدوش کند. گزارش دقیق WIP با سوابق حسابداری قابل اعتماد شروع می شود. برای راهنمایی بیشتر در مورد ثبت تراکنش ها، تطبیق حساب ها و به روز نگه داشتن اطلاعات مالی، ما را بخوانید. مشاوره حسابداری و حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک.
• از جمله سفارشات تغییر تایید نشده: اضافه کردن سفارش‌های تغییر معلق به ارزش‌های قرارداد بدون ارزیابی اینکه آیا الزامات شناسایی درآمد را برآورده می‌کنند می‌تواند درآمد مورد انتظار را بیش از حد برآورد کند. تغییرات آتی را به صورت جداگانه پیگیری کنید و رفتار حسابداری آنها را بررسی کنید.
• اشتباه گرفتن صورتحساب مشتری با درآمد کسب شده: فاکتورهای پیشرفت ممکن است قبل یا بعد از تکمیل کار مربوطه صادر شود. برای شناسایی تفاوت های قابل توجه، پرداخت های انباشته را با درآمد به دست آمده مقایسه کنید.
• نادیده گرفتن نگهداری و هزینه های غیرعادی: نگهداری بر مجموعه‌ها تأثیر می‌گذارد، در حالی که برخی از هزینه‌ها، مانند ضایعات غیرعادی یا مواد نصب‌نشده، ممکن است در هنگام اندازه‌گیری پیشرفت پروژه نیاز به درمان خاصی داشته باشند. قبل از نهایی کردن برنامه، این موارد را بررسی کنید.

سوالات متداول (سؤالات متداول)

برنامه WIP ساخت و ساز هر چند وقت یکبار باید به روز شود؟

اکثر مشاغل ساختمانی باید برنامه‌های WIP خود را ماهانه به‌روزرسانی کنند، ایده‌آل به عنوان بخشی از فرآیند بسته شدن پایان ماه. پروژه هایی با نوسانات قابل توجه هزینه، حاشیه های کم، یا صورتحساب پیشرفت مکرر ممکن است نیاز به بررسی هفتگی داشته باشند. به روز رسانی برنامه به پیمانکاران کمک می کند تا موارد اضافه و صورتحساب را به موقع شناسایی کنند.

تفاوت اضافه قبض و کم قبض در ساخت و ساز چیست؟

اضافه صورتحساب زمانی اتفاق می‌افتد که صورت‌حساب‌های انباشته مشتری از درآمد کسب شده بیشتر باشد، در حالی که صورت‌حساب کمتر زمانی رخ می‌دهد که درآمد کسب‌شده از صورت‌حساب مشتری بیشتر باشد. به عنوان مثال، اگر پیمانکاری 100000 دلار درآمد داشته باشد اما فقط 80000 دلار صورتحساب داشته باشد، پروژه 20000 دلار کم هزینه دارد. هر دو رقم به پیمانکاران کمک می کند تا موقعیت صورتحساب و مسائل احتمالی جریان نقدی را ارزیابی کنند.

آیا QuickBooks Online می تواند یک گزارش WIP ساخت و ساز ایجاد کند؟

QuickBooks Online Advanced ردیابی پروژه، هزینه کار، و پیش بینی در مقابل گزارش واقعی را فراهم می کند. گزارش WIP ساخت و ساز ویژه ممکن است به افزونه QuickBooks Construction نیاز داشته باشد. همچنین می‌توانید داده‌های حسابداری پروژه را از QuickBooks صادر کنید و از الگوی زمان‌بندی WIP رایگان ما برای محاسبه تکمیل پروژه، درآمد کسب‌شده و موارد صورت‌حساب استفاده کنید.

تفاوت بین برنامه WIP و حساب WIP ترازنامه چیست؟

برنامه WIP پروژه های ساخت و ساز منفرد از جمله هزینه ها، درصد تخمینی تکمیل، درآمد کسب شده و صورتحساب را دنبال می کند. حساب WIP ترازنامه معمولاً به هزینه های تعلق گرفته برای کار در حال انجام اشاره دارد و رفتار حسابداری آن به نوع قرارداد و استانداردهای حسابداری قابل اجرا بستگی دارد. برنامه WIP می تواند از محاسبه و تطبیق دارایی ها و بدهی های قرارداد مرتبط پشتیبانی کند.

آیا برنامه WIP برای هر پیمانکار لازم است؟

هر پیمانکاری طبق قانون ملزم به حفظ برنامه رسمی WIP نیست. با این حال، یک ابزار مدیریتی و گزارش مالی مفید برای شرکت هایی است که بر روی قراردادهای ساخت و ساز بلند مدت کار می کنند. وام دهندگان، ضامن‌ها و حسابداران خارجی نیز ممکن است در هنگام ارزیابی عملکرد مالی یا ظرفیت تعهد پیمانکار، برنامه‌های WIP را درخواست کنند.